Allt fler aktiebolag drabbas av förseningsavgifter

De vanligaste felen kan undvikas med Bolagsverkets e-tjänst

Nu är det hög tid att upprätta årsredovisningen för aktiebolag med kalenderår som räkenskapsår. Senast sju månader efter räkenskapsårets utgång ska aktiebolag lämna in årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket. Många bolag får förseningsavgift helt i onödan.

– Besluten om förseningsavgift beror inte bara på att bolagen inte lämnat in årsredovisningshandlingarna i tid. Många bolag drabbas av förseningsavgift då de inlämnade handlingarna innehåller formella fel, säger Per Nordström chefsjurist på Bolagsverket.

Bolagsverkets granskning ska vara ett komplement till revisorns mer ingående granskning av årsredovisningen. Bolagsverkets granskning är översiktlig och omfattar endast en formell kontroll.

Om de inlämnade årsredovisningshandlingarna innehåller formella felaktigheter eller om det saknas något skickas ett föreläggande till företaget om att skicka in kompletta handlingar. Om ett aktiebolag inte kompletterar de inlämnade handlingarna inom den tid som angivits i föreläggandet kan bolaget få förseningsavgift.

I de fall ett bolag lämnat in handlingar som inte ens uppfyller de grundläggande kraven på årsredovisning eller revisionsberättelse, får bolaget förseningsavgift direkt utan att först få ett föreläggande.

Förseningsavgifterna ökar

Under 2007 skickade Bolagsverket ut förelägganden till 26320 aktiebolag om att rätta formella fel i årsredovisningshandlingarna.

Ett aktiebolag kan få tre förseningsavgifter om totalt 20 000 kronor för privata aktiebolag och totalt 40 000 kronor för publika aktiebolag. Antalet beslut om förseningsavgift ökar. Under 2006 var antalet förseningsavgifter 18 459 och under 2007 togs 19 726 beslut om förseningsavgift. Under 2007 har en ökning skett på 6,9%. Ökningen av förseningsavgifter är större i procent jämfört med ökningen av antalet registrerade aktiebolag som var 4,5% för samma tidsperiod.

Ett sätt för aktiebolagen att förenkla inlämnandet och göra rätt från början är att använda Bolagsverkets elektroniska tjänst för att lämna in sina årsredovisningshandlingar elektroniskt.

E-tjänst som ger full kontroll

I Bolagsverkets e-tjänst finns det automatiska kontroller som direkt visar om det finns fel i handlingarna som kan förorsaka förseningsavgift. De vanligaste formella felen kan undvikas helt om tjänsten används och en omedelbar bekräftelse lämnas när handlingarna kommit in till Bolagsverket. Årsredovisningshandlingar som lämnas in via e-tjänsten godkänns och offentliggörs även betydligt snabbare.

Med e-tjänsten tar det 24 timmar från det att handlingarna kommit in till Bolagsverket istället för fem arbetsdagar som det tar när det gäller pappershandlingar.

Tjänsten kan användas av små och medelstora aktiebolag som inte är börsnoterade.

För att använda tjänsten behövs

• ett bokslutsprogram som stöder elektronisk inlämning

• internetuppkoppling

• e-legitimation för samtliga styrelseledamöter och revisorer

Den person som startar ingivningen behöver tillgång till bolagets organisationsnummer samt veta vilka styrelseledamöter och vilken revisor som ska underteckna handlingarna. Tjänsten skickar sedan ett automatiskt e-postmeddelande till styrelseledamöterna respektive revisorn när det är dags för dem att göra sin del av arbetet. Styrelsens kontroll och underskrift samt revisorns granskning, påtecknande och underskrift kan ske när som helst och var som helst. Allt som behövs är en internetuppkoppling, en giltig svensk e-legitimation och ett bokslutsprogram som stöder e-tjänsten.

Efter årsstämman kan en styrelseledamot eller verkställande direktör skapa ett fastställelseintyg direkt i tjänsten med hjälp av en mall och skicka in handlingarna till Bolagsverket. Genom att använda tjänsten får alla inblandade parter full kontroll över vad som hänt och vad som är nästa steg i processen.

– Vi använde e-tjänsten när vi lämnade årsredovisningen i januari och det fungerade toppenbra. Det här är ett modernt sätt att arbeta på som vi i redovisnings- och revisionsbranschen måste ta till oss, säger Åke Danielsson, styrelseordförande i XBRL Sweden AB.

Läs mer

Den som vill läsa mer om Bolagsverkets e-tjänst för att lämna in årsredovisning, se www.bolagsverket.se/arsredovisningar. Där kan du också få tips och råd om vad man bör tänka på innan handlingarna lämnas in till Bolagsverket. Det finns också information om vad som gäller för upprättande av årsredovisning för andra företagsformer än aktiebolag.