Har dina kunder kunskap om reglerna kring uppsägningar, turordningsregler och återanställning? Många gånger är den ekonomiska rådgivaren den första ett företag vänder sig till vid beslut om nedskärningar – och för den som gör fel kan det bli kostsamt. Här går jur. kand. Helena Olenmark Malmström, arbetsrätts- och affärsjurist vid Advokatfirman Glimstedt i Lund, igenom vad man bör tänka på i kontakten med kunder som tvingas göra sig av med personal.
Arbetsrätt är i dag ett brännhett ämne för de flesta arbetsgivare och arbetstagare, särskilt med anledning av den pågående finanskrisen. På många områden hotar uppsägningar med arbetslöshet som följd. Oftast försöker en arbetsgivare finna lösningar som minimerar risken att bli av med kompetent personal, vilket innebär att det finns behov av att se över vilken kompetens som står till förfogande och överväga omorganisation samt att inleda diskussioner med arbetstagarorganisationer. Det kan då vara nödvändigt att ha någon utomstående att diskutera sina planer med.
Den ekonomiska rådgivaren är ofta företagsledarens första kontakt och ”bollplank” inför en förestående uppsägning eller omorganisation. När företagsledaren har beslutat att förändringar måste ske kommer juridiken in i bilden och det är då viktigt att såväl företagsledaren som rådgivaren har full kontroll över det arbetsrättsliga regelverket. Arbetsrätten är kantad av förhandlingsregler, beslutsordningar, formaliakrav och mycket korta särskilda tidsfrister och preskriptionsregler. Det kan därför bli både kostsamt och energikrävande att göra fel.
För att arbetsgivaren ska ha rätt att vidta uppsägningar krävs att det föreligger så kallad saklig grund. Saklig grund för uppsägning kan föreligga antingen på grund av skäl som hänför sig till arbetstagaren personligen, så kallade personliga skäl, eller på grund av skäl som hänför sig till verksamheten i övrigt, i doktrinen så kallad arbetsbrist. Personliga skäl och vilka omständigheter som kan utgöra saklig grund för uppsägning kommer inte att beröras närmare här, men det bör noteras att det finns all anledning att omedelbart anlita sakkunnig inför en uppsägning på sådana grunder då det är en svår balansgång och slutligen en bevisfråga om arbetsgivaren agerat korrekt.
Saklig grund föreligger inte om inte arbetsgivaren först försökt att omplacera arbetstagaren till en annan, som huvudregel, ledig tjänst vid företaget. Omplaceringsskyldigheten kan vara olika omfattande för olika arbetsgivare beroende på företagets storlek och geografiska spridning. Det bör även noteras att fackföreningar i svensk rätt fått en särskild ställning för att kunna tillvarata arbetstagares intressen och att arbetsgivaren har en skyldighet att informera och förhandla med en eller flera fackföreningar innan ett beslut om omorganisation eller uppsägning fattas.
Beslutar arbetsgivaren att säga upp personal på grund av arbetsbrist, gör domstolen i princip inte någon prövning av omständigheterna för uppsägningen om det inte framstår som ett kringgående av lagens regler. I stället för att, som vid uppsägningar på grund av personliga skäl, uppställa krav på vilka omständigheter som anses berättiga uppsägningar har lagstiftaren valt att på andra sätt begränsa arbetsgivarens möjlighet att fritt säga upp arbetstagare på grund av arbetsbrist genom att införa turordningsregler.
Den lagföreskrivna turordningen innebär att arbetsgivarens samtliga anställda inordnas efter anställningstid i särskilda turordningskretsar, i huvudregel, för varje driftsenhet utifrån arbetstagarnas kollektivavtalsområde. Arbetstagare med längre anställningstid har rätt att ta över tjänster/arbetsuppgifter som innehas av arbetstagare med kortare anställningstid under förutsättning att den förstnämnde har tillräckliga kvalifikationer för att utföra arbetsuppgifterna, åtminstone efter en kortare inskolningsperiod.
För att möjliggöra större flexibilitet i systemet har lagstiftaren, som i många andra sammanhang, möjliggjort för arbetsmarknadsparterna att i kollektivavtal frångå lagens turordningsregler och avtala om andra principer för inordningen i turordning, till exempel utbildning och kvalifikationer. Lagstiftaren har även valt att införa en möjlighet att undanta två nyckelpersoner från turordningslistan vid arbetsbristuppsägningar för fåmansföretag med högst tio anställda.
Uppsagda har företrädesrätt framför andra arbetssökande till återanställning hos arbetsgivaren under förutsättning att arbetstagaren varit anställd där under viss tid och i övrigt har tillräckliga kvalifikationer för den nya tjänsten. Detta gäller under uppsägningstiden och, för närvarande, nio månader efter det att anställningen upphört. Även i detta fall gäller turordning.
Arbetsgivaren har alltså mycket att tänka på såväl inför en stundande uppsägning som under själva uppsägningsprocessen. Det är särskilt relevant att arbetsgivaren observerar formaliakrav avseende skriftlighet och innehåll i en uppsägningshandling samt väsentliga regler om underrättelse- och varselskyldigheter inför stundande uppsägningar. Det bör också noteras att även om skyddsregler främst finns för tillsvidareanställda arbetstagare (oavsett timanställning eller heltidsanställning) så finns det även formaliakrav för det fall arbetsgivaren till exempel inte vill erbjuda visstidsanställda fortsatt arbete vid utgången av den avtalade arbetsperioden eller om en provanställning ska avbrytas utan erbjudande om fortsatt anställning.
I vissa fall har bolaget inte kraft och styrka att överleva en ekonomisk kris. Även i detta fall är den ekonomiska rådgivaren en viktig person, till vilken företagsledaren sätter stor tillit. Ibland kan företagsledaren säga upp all personal och avsluta alla engagemang för att slutligen lägga ner företaget under organiserade former. I andra fall är bolagets ekonomi sådan att konkurs eller företagsrekonstruktion i stället aktualiseras. I denna situation upplever många företagsledare obehag och har tappat modet. En ekonomisk rådgivare kan därför komma att få en mer auktoritär roll och ur arbetsrättsligt, eller snarare konkursarbetsrättsligt, perspektiv är det då väsentligt att vara väl insatt i relevanta regelverk. Särskilt viktigt är detta vid företagsrekonstruktion då företaget ”lever vidare” och till exempel belopp som utgått ur lönegaranti ska bokas som skulder och återbetalas till staten när företagsrekonstruktionen har avslutats.
Eftersom en uppsägning i många fall drabbar arbetstagaren hårt på det personliga planet är det viktigt att som arbetsgivare vara väl föreberedd inför möten med de anställda eller arbetstagarorganisationen. Det kan krävas att arbetsgivaren avsätter flera tillfällen för att diskutera besluten med personalen och svara på deras frågor, eventuellt i samarbete med Trygghetsrådet eller företagshälsovården. Det kan noteras att det oftast inte bara är den personal som sägs upp eller flyttas till annan tjänst som berörs av beslutet, utan även den personal som får stanna kvar kan uppleva sig vara drabbad. Till exempel genom att arbetsbördan ökar eller för att nya kolleger ska skolas in och anpassa sig till gruppen. Personliga problem för anställda i företaget leder ofta till organisatoriska problem som kan bli kostsamma för företaget ur ett lönsamhetsperspektiv.
Som allmänt avslutande råd kan sägas att det i de flesta fallen är väl värt att begära hjälp av sakkunniga inom respektive område, att fundera långsiktigt och att inte vänta till sista sekunden med att inleda den erforderliga processen.
Jur. kand. Helena Olenmark Malmström är arbetsrätts- och affärsjurist vid Advokatfirman Glimstedt i Lund.