Flera frågetecken kring regelverket
När kan ett företag använda kontantfaktura i stället för att köpa in ett certifierat kassaregister? Om branschen ger fel råd kan det få konsekvenser som brott mot bokföringslagen eller att ett företag får betala kontrollavgift på tusentals kronor till Skatteverket.
I januari 2010 trädde den nya kassaregisterlagen i kraft. Den innebär att de flesta företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning, eller betalning med kontokort, ska ha certifierade kassaregister och anmäla dessa till Skatteverket.
Men det finns undantag från kassaregisterlagen. Ett sådant avser kontant försäljning som sker mot ett underlag av en så kallad kontantfaktura. Det är fakturans innehåll som är avgörande för om företagets kontanta försäljning hamnar innanför eller utanför kassaregisterlagens tillämpningsområde.
– Det här är en viktig fråga att lyfta fram, eftersom många ger fel råd, och det är en stor risk för branschen. Många säger att alla ska ha kassaregister, men enligt bokföringslagen (BFL) får inte alla ha det, säger Eva Törning, redovisningsexpert på Grant Thornton.
Kontantfakturor måste, enligt Eva Törning, användas av exempelvis tandläkare, där kunden inte är anonym. Men då måste kontantfakturan uppfylla BFL:s krav på fullständig verifikation.
– På hemsidan skriver Skatteverket att företag som väljer att upprätta korrekta kontantfakturor och bokför dessa på ett korrekt sätt inte omfattas av kassaregisterlagens tillämpningsområde. Företag kan använda kontantfakturor i stället för att köpa in ett certifierat kassaregister, men då måste kontantfakturan uppfylla BFL:s krav på verifikation, säger Urban Bjergert, rättslig expert på Skatteverket.
Han menar att motparten ska kunna identifieras. Uppgifterna bör vara så pass säkra att företaget skulle kunna använda dessa vid fakturering om inte kontant betalning skett.
– Om Skatteverket gör en kontroll och det inte är några problem att identifiera motparten, ja då omfattas inte företaget av kassaregisterlagens bestämmelser. För seriösa företag bör detta inte innebära några särskilda problem, de bör ju veta om de klarar kraven eller inte, säger Urban Bjergert.
– Enligt BFL är det kunden som har det främsta ansvaret för att se till att man får ett bra underlag för sin egen bokföring om man är näringsidkare. Enligt kassaregisterlagen ligger det på det säljande företaget att se till att man upprättar en kontantfaktura som är tillräckligt bra för att företaget ska falla utanför den lagens tillämpningsområde, säger Eva Törning.
Att som företag upprätta en kontantfaktura och själva låta kunden fylla i namn och adress menar Eva Törning är ytterst tveksamt. Enligt henne skulle det kunna kvalificeras som kontantfaktura endast om försäljaren känner kunden och vet att namn och adress stämmer.
– Felaktig användning av kontantfakturor eller kassaregister kan göra att företaget antingen bryter mot BFL eller vid en granskning av Skatteverket påförs en kontrollavgift på 10.000 kronor, säger hon.
Charlotta Danielsson
Kassaregister
Användningen av ett kassaregister enligt kassaregisterlagen innebär att försäljningen ska registreras i ett kassaregister. Registreringen innehåller all information som krävs av en enskild verifikation enligt bokföringslagen, förutom kundens namn. I BFN R2 gemensam verifikation ställs följande krav för att ett företag ska få tillämpa bestämmelserna om gemensam verifikation:
Enskild verifikation kan inte upprättas utan svårighet.
Kundkretsen är i huvudsak anonym.
Kunderna köper för enskilt bruk och har därför inte behov av verifikation för egen bokföring/ näringsverksamhet.
Affärshändelsen avser som regel mindre belopp.
Mer information om kassaregisterlagen finns på <www.skatteverket.se>.