Det finns mycket pengar att spara i inköpsprocesserna. Både inom den privata och offentliga sektorn.
– Inom den offentliga sektorn reduceras ofta inköpen till att vara något som bara tillser att lagen om offentlig upphandling följs, men man bör se på inköpsprocessen på ett annat sätt, säger Jakob von Döbeln, rådgivare på Deloitte.
Årligen görs inköp för åtskilliga miljoner kronor inom den offentliga sektorn. Jakob von Döbeln arbetar som rådgivare och har fokus på inköpsprocesser, ett viktigt ämne menar han, eftersom inköpen görs för skattepengar.
– Om man tar hela utgiftsvolymen för en verksamhet finns det områden man inte kan göra något åt, men inom en del kategorier kan man i vissa fall spara mellan 20 och 40 procent av kostnaderna. Det är mycket pengar och därför är inköp en fråga som det är värt att ägna sig åt, säger Jakob von Döbeln.
Medvetenheten kring frågorna ökar, och allt fler väljer att ta hjälp av externa rådgivare. Enligt Jakob von Döbeln har de som arbetar med de här frågorna sett en tendens inom den offentliga sektorn, som en konsekvens av lagen om offentlig upphandling (LoU).
– Det är svårt att bedöma hur effektiv LoU är men i grunden är tanken sund att man ska främja konkurrens. Baksidan är att man ofta missar andra saker i inköpsprocessen, säger Jakob von Döbeln.
Han rekommenderar både privata näringslivet och offentliga sektorn att bli bättre på förarbetet när det gäller inköp och se över sina upphandlingsprocesser.
– Ofta har det privata näringslivet kommit längre inom de här områdena. Inom offentliga sektorn bör man bli bättre på att framföra vad man vill uppnå, vilka leverantörer man vill ha och hur prismodellen ska se ut. Det är viktigt att sätta upp en prismodell som passar både den beställande verksamheten och leverantören, säger han.
När kontraktet i sig är på plats är det också viktigt att följa upp avtalen, och att utveckla relationerna mellan beställare och leverantör. Bland annat bör man se över vad som fungerar och vad som kan göras bättre.
Ett typiskt angreppssätt är att titta på hur man jobbar i dag och sedan fundera över hur man kan jobba på ett annat sätt, gärna baserat på ett tydligt ramverk så att man inte missar någon viktig aspekt inom inköpet. Man bör fundera över vad man kan tjäna på att ändra arbetssätt, och enligt Jakob von Döbeln behöver det inte alltid handla om rena ekonomiska besparingar. Det kan även röra kvalitet och innovation.
– Vi ser ofta att det finns en stor potential, och den största potentialen finns ofta under de stenar man aldrig har lyft, säger Jakob von Döbeln.
Eftersom de som styr ofta har sin kompetens inom andra områden än inköp, kan det ibland vara svårt för inköpschefen/upphandlingschefen att nå fram med sina synpunkter.
– Det är en pedagogisk resa att få med dem som beslutar om investeringarna, och därför är det viktigt att göra en nyttokalkyl. Det gäller inte bara inköpsprocessen utan även när det handlar om verksamhetsupphandling. Man bör alltid titta på vad man vill uppnå med sin upphandling och sina inköp, och också följa upp processen. Annars kan man hamna i en situation där man betalar för något som man inte ville ha och som man kanske heller inte riktigt vet vad det är, säger Jakob von Döbeln.
Charlotta Danielsson