Vad är tekniskt möjligt – och varför händer det inte mer?

De tekniska förutsättningarna är redan på plats. Hindren för en ökad automatisering sitter i gamla arbetsätt, lagstiftning som släpar efter och avsaknad av ekonomiska incitament.

Jan Söderqvist, Visma SPCS, och Per Dahlin, Fortnox, är nyckelkunds-ansvarig mot revisions- och rådgivningsbranschen. De har koll på det senaste inom teknikutvecklingen och är överens om att det inte är tekniken som sätter gränserna för utvecklingen.

– De tekniska lösningarna finns redan, kruxet är att ställa om arbetsprocessen med sina kunder, säger Per Dahlin.

Han menar att det största hindret för utveckling i branschen är att många har behållit ett traditionellt arbetssätt.

Bilden bekräftas av Jan Söderqvist:

– De som växer snabbast är nya byråer som använder nya affärsmodeller, säger han.

Vilka tekniska möjligheter är det då som dessa drar nytta av?

Molntjänster, nya affärssystem som gör det möjligt att hantera flera kunder samtidigt och automatiserade tjänster som exempelvis automatisk påminnelse när en obetald faktura förfaller, är några exempel.

Att spara data på internet i stället för på en hårddisk, vilket är innebörden i begreppet molntjänst, innebär i sig självt ingen automatisering, varnar Jan Söderqvist.

– Men möjligheten att jobba effektivt blir större, säger Per Dahlin. Dels kan man dela information med kunden och mellan medarbetare, dels kan man i vissa fall även hämta information direkt från banken.

Digitaliseringen har alltså löst många logistikproblem, och hjälpt till att effektivisera arbetet en del. Ännu så länge har väldigt lite av redovisningskonsultens arbete automatiserats. Samtidigt är automatiseringen är en förutsättning för att affärsområdet redovisning ska kunna växa och bli mer lönsamt.

– Det första som kommer att hända när de nya affärssystemen kommer ut på marknaden är att varje redovisningskonsult kommer att ha fler kunder, säger Per Dahlin.

Jan Söderqvist uppskattar att det kan bli tal om en fördubbling, de som i dag hanterar 30 kunder kommer att kunna hantera 60. Men för detta krävs ny teknik.

– Om vi ska bevaka upp till 100 företag så kan vi inte gå in på varje kund varje dag för att titta om det har hänt något, säger Jan Söderqvist.

Därför byggs de nya affärssystemen så att när konsulten loggar in kommer alla de senaste händelserna upp i form av påminnelser och noteringar.

– Framtidens affärssystem kommer att presentera informationen till dig i stället för att du går in på varje kund och tittar hur det ser ut, säger Per Dahlin.

Ny teknik effektiviserar arbetet vilket ger utrymme för fler kunder, men också nya tjänster.

Det kan vara allt från enkla tilläggstjänster till heltäckande koncept.

Per Dahlin nämner exempelvis påminnelsetjänster där redovisningsbyrån kan ta över uppdraget att påminna sin kunds kund om fakturor som håller på att förfalla.

– Det blir en win win, eftersom det bidrar till förbättra företagets likviditet, samtidigt som kunden slipper den ganska olustiga uppgiften att ringa och påminna om obetalda fakturor. Det finns redan i dag automatiserade processer som stödjer den här typen av tjänster, säger han.

Framtidens affärssystem kommer också att kunna stödja konsulterna i deras analysarbete, genom att exempelvis erbjuda branschvisa jämförelsetal.

– Affärssystem kommer att innehålla stora mängder information, det är detta som kallas ”Big Data”. Systemen kommer att dra nytta av det för att exempelvis generera anonyma jämförelsetal som innebär att konsulten kan jämföra sina kundföretag med andra i samma bransch eller på samma plats, säger Per Dahlin och tillägger:

– Ju fler som jobbar webbaserat, desto mer kommer de här möjligheterna att utvecklas.

Varför har det då inte hänt mer, när all teknik redan finns där? Vi har redan nämnt det traditionella arbetssättet som en viktig orsak. Men Jan Söderqvist tror att det också har saknats ekonomiska drivkrafter för att automatisera.

– Branschen har inte haft den ekonomiska pressen att effektivisera och därför har investeringarna i nya affärssystem inte gjorts, säger han.

Kan det vara så att det är programvaruleverantörerna som inte erbjudit rätt system?

– Vi på utvecklingssidan har ingen annan målsättning än att automatisera arbetet, men vi stöter på en hel del motstånd hos byråerna, säger Jan Söderqvist.

En hel del problem hänger också samman med eftersläpande lagstiftning och bristande politisk vilja. Per Dahlin nämner hanteringen av papperskvitton som exempel på ett område med stor effektiviseringspotential, där lagstiftarna bromsar utvecklingen.

– Kravet att lagra papperskvitton efter att de har fotats eller scannats är något som borde ses över. Det bästa vore om information alltid kunde skickas direkt från kassaapparaten, men om man åtminstone kunde få slänga kvittot så snart det har säkrats digitalt så har vi kommit långt, säger Per Dahlin.

Teknikutvecklingen utsätter branschen för ett förändringstryck vad gäller arbetssätt och affärsmodeller. En generell vinst med ökad automatisering är exempelvis att det blir mycket mindre fel jämfört med när vi människor gör jobbet.

– Årsbokslutet handlar i mycket om att man måste kontrollera vad man själv har bokfört, men med automatisering blir det mycket mindre fel, och då är frågan vad en sådan tjänst kommer att vara värd, säger Jan Söderqvist.

Tidshorisonten är kort. Både Jan Söderqvist och Per Dahlin tror att den nya tekniken kommer att vara på plats inom fem år. Vilka krav ställer det på redovisningskonsulterna? Jan Söderqvist nämner tre saker:

• Du måste unna arbeta processorienterat med flera kunder samtidigt i stället för med en kund i taget.

• Du måste kunna annat än redovisning, det vill säga utveckla nya kompetenser och tilläggstjänster.

• Du måste bli mer van vid standardiserade lösningar och sätta upp gemensamma regler för alla dina kunder.

Rakel Lennartsson