Fråga om verifikation när anställda betalar
Ni har framställt önskemål om att Bokföringsnämnden (BFN) klargör vad som är god redovisningssed vad gäller i vilken form verifikationer ska bevaras när anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning.
Ni har uppgett att det är mycket vanligt att anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning och att det finns motstridiga uppfattningar om i vilken form mottagna kvitton ska bevaras. En uppfattning är att anställd som gjort utlägg med egna medel för företagets räkning kan skanna in/fotografera mottaget kvitto i pappersform och skicka det i inskannad/ fotograferad form till företaget som då ska bevara kvittot i den form det mottagits, dvs. i inskannad/fotograferad form. En annan uppfattning är att den anställde gör utlägget för företagets räkning, oavsett att betalning skett via utlägg av den anställde, och att företaget då anses, via den anställde, ha mottagit kvittot i pappersform och således ska bevara kvittot i den formen.
Bedömning
Har företaget tagit emot en uppgift om affärshändelsen ska denna uppgift enligt 5 kap. 6 § första stycket bokföringslagen (1999:1078), BFL, användas som verifikation. Verifikationer utgör, enligt 1 kap. 2 § första stycket 8 a BFL, räkenskapsinformation. Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan ska enligt 7 kap. 1 § andra stycket första meningen BFL bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.
Avgörande för den aktuella frågan i vilken form kvitton som anställda tar emot ska bevaras är när det anses ha inträffat en affärshändelse i det bokföringsskyldiga företaget. Detta får bedömas utifrån den anställdes roll i den affärstransaktion som genererat kvittot, alltså om den anställde agerat i affärstransaktionen för egen räkning eller för företagets räkning. I det senare fallet när den anställde således har gjort ett utlägg för företagets räkning har affärshändelsen i företaget inträffat redan vid affärstransaktionen.
Omständigheter som talar för att den anställde agerat i affärstransaktionen för företagets räkning, och som medför att det blir en affärshändelse i företaget redan när den anställde tar emot kvittot, är t.ex. att det ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen ifråga, att det finns någon form av överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen eller att transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.
Om den anställdes roll är sådan att den anställde har agerat för företagets räkning, är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation som ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det. Var kvittot i pappersform när den anställde tog emot det, är utgångspunkten att det är just det dokumentet som ska bevaras under arkiveringstiden.
Om den anställde har betalat affärstransaktionen med egna medel eller med kort som han eller hon är betalningsskyldig för saknar betydelse för vad som ska användas som verifikation.
Detta svar har beslutats av BFN vid sammanträde den 20 mars 2017.