BFNS SKRIVELSER – BREVSVAR

Om verifikation när anställda betalar

(2017-03-20)

Fråga om verifikation när anställda betalar

Ni har framställt önskemål om att Bokföringsnämnden (BFN) klargör vad som är god redovisningssed vad gäller i vilken form verifikationer ska bevaras när anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning.

Ni har uppgett att det är mycket vanligt att anställda gör utlägg med egna medel för företagets räkning och att det finns motstridiga uppfattningar om i vilken form mottagna kvitton ska bevaras. En uppfattning är att anställd som gjort utlägg med egna medel för företagets räkning kan skanna in/fotografera mottaget kvitto i pappersform och skicka det i inskannad/ fotograferad form till företaget som då ska bevara kvittot i den form det mottagits, dvs. i inskannad/fotograferad form. En annan uppfattning är att den anställde gör utlägget för företagets räkning, oavsett att betalning skett via utlägg av den anställde, och att företaget då anses, via den anställde, ha mottagit kvittot i pappersform och således ska bevara kvittot i den formen.

Bedömning

Har företaget tagit emot en uppgift om affärshändelsen ska denna uppgift enligt 5 kap. 6 § första stycket bokföringslagen (1999:1078), BFL, användas som verifikation. Verifikationer utgör, enligt 1 kap. 2 § första stycket 8 a BFL, räkenskapsinformation. Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan ska enligt 7 kap. 1 § andra stycket första meningen BFL bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.

Avgörande för den aktuella frågan i vilken form kvitton som anställda tar emot ska bevaras är när det anses ha inträffat en affärshändelse i det bokföringsskyldiga företaget. Detta får bedömas utifrån den anställdes roll i den affärstransaktion som genererat kvittot, alltså om den anställde agerat i affärstransaktionen för egen räkning eller för företagets räkning. I det senare fallet när den anställde således har gjort ett utlägg för företagets räkning har affärshändelsen i företaget inträffat redan vid affärstransaktionen.

Omständigheter som talar för att den anställde agerat i affärstransaktionen för företagets räkning, och som medför att det blir en affärshändelse i företaget redan när den anställde tar emot kvittot, är t.ex. att det ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen ifråga, att det finns någon form av överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen eller att transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för.

Om den anställdes roll är sådan att den anställde har agerat för företagets räkning, är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation som ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det. Var kvittot i pappersform när den anställde tog emot det, är utgångspunkten att det är just det dokumentet som ska bevaras under arkiveringstiden.

Om den anställde har betalat affärstransaktionen med egna medel eller med kort som han eller hon är betalningsskyldig för saknar betydelse för vad som ska användas som verifikation.

Detta svar har beslutats av BFN vid sammanträde den 20 mars 2017.

För erfarna

Välkommen! Hos oss hittar du alla ekonomiska regelverk du behöver samlat på en enda digital plats. Fördjupa dig i allt från EU-rätt till självreglering, tidskrifter eller använd Rättserien där experter guidar dig till snabba svar.
  • Regler

    Här hittar du uppdaterat rättsligt material inom EU-rätt, svenska lagar och myndighetsföreskrifter. Du kan även hitta historik från 2008 och framåt.

  • Avancerad sök

    Filtrera dina sökningar och hitta rätt dokument snabbare. Vet du att det är en lag du söker efter kan du välja att visa bara de träffarna.

  • Markera & Anteckna

    Här kan du smidigt markera, anteckna och dela de avsnitt av texterna som är viktigast för dig och dina kollegor.

  • Rättserien

    Här kan du bekräfta dina kunskaper och enkelt hitta nya vägar till andra områden.

  • Jag vill veta mer

och oerfarna

Välkommen! Det kan vara svårt att hitta rätt ibland, så därför har vi samlat allt inom ekonomiska regler på ett och samma ställe. Navigera, sök eller använd Rättserien för att få svar på dina frågor.
  • Rättserien

    Här hittar du tydliga förklaringar till tusentals termer och information om var och hur du kan fördjupa dig. Till Rättserien

  • Navigering

    Allt relevant material hittar du samlat inom respektive ämnesområde.

  • Anteckna

    Skapa egna anteckningar för hur du ska gå till väga vid komplicerade regeltolkningar. Dela gärna med dig eller spara tips från dina kollegor!

  • Markera

    Använd överstrykningspennan och hitta tillbaka till det viktigaste nästa gång.

  • Jag vill veta mer

Sifferkollen

Belopp

Basbelopp
År 2020 2021 2022
Prisbasbelopp 47 300 47 600 48 300
Förhöjt pbb. 48 300 48 600 49 300
Inkomstbasbelopp 66 800 68 200 71 000
Utdelning fåmansföretag
År 2019 2020 2021
Schablonbelopp 171 875 177 100 183 700

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2019 2020 2021
Räntesats 0,51 0,50 0,50
Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2019 2020 2021
Positiv 6,51 6,50 6,50
Negativ 1,51 1,50 1,50
Statslåneränta
År 2019 2020 2021
31 maj 0,05 -0,01 0,28
30 nov -0,09 -0,10  

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2019 2020 2021
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2019 2020 2021
Frukost, lunch och middag 245 245 250
Lunch eller middag 98 98 100
Frukost 49 49 50
Skattefria gåvor
År 2019 2020 2021
Julgåva 450 450 500
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 500
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2019 2020 2021
Skattesats 21,4% 21,4% 20,6%
Mervärdesskatt
År 2019 2020 2021
Normal 25 % 25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1955 1956 - 1998
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%

 

Visa mer...