Bakgrund och syfte

För en väl fungerande fondhandel med tredjepartsdistribution är det angeläget att distributörer av fondandelar, i god tid och på lämpligt sätt, informeras av fondbolag om väsentliga händelser som avser de fonder som distribueras. Informationen gäller såväl ändring av fondernas basinformation som löpande fondhändelser (corporate actions).

Denna vägledning syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och likartad rapportering för de mest frekvent förekommande fondhändelserna. I rutinbeskrivningen samt tillhörande specifikationer ges vägledning om hur fondbolag bör informera sina distributörer om förestående fondhändelser och om eventuella ändringar av den specifika fondandelsklassens basinformation.

Rutinbeskrivning

Omfattning

Rutinen omfattar informationsgivning från fondbolag till distributör avseende:

1 Basinformation

Innehållande grundläggande fondinformation, handelsinformation samt kontaktinformation och betalningsinformation.

2 Handelskalender

I vilken det inför kommande kalenderår specificeras vilka dagar fonden avser att hålla stängt för handel (exempelvis som en följd av att marknaden på vilken fonden handlar är stängd). För fonder som inte tillämpar daglig handel, ska i stället dagar då fonden är öppen för handel specificeras.

3 Specifika fondhändelser (corporate actions)

  • Utdelning

  • Fusion

  • Likvidation

  • Avvikelse från handelskalender

  • Ändring av basinformation

Omfattningen av denna rutin begränsar ej fondbolags skyldighet till informationsgivning enligt andra tillämpliga regelverk.

Generella utgångspunkter

Rapportering av fondhändelser, basinformation och handelskalender ska göras på andelsklassnivå (utifrån ISIN, 1 andelsklass per ISIN-kod).

Rapporteringsformatet bör vara avsett för maskinell hantering.

Basinformation

Basinformationen bör kunna tillhandahållas både enligt ”generella villkor” och enligt ”särskilda villkor” (villkor som gäller den specifika distributören). Det bör tydligt framgå om informationen som anges är enligt ”generella villkor” eller enligt ”särskilda villkor”.

Vid ändring av basinformation ska den specifika ändringen meddelas och uppdaterad fullständig basinformation tillhandahållas. Det bör tydligt framgå om ändringen gäller generellt eller specifikt för distributören.

Handelskalender

Fondbolag bör åtminstone 1 gång per år, via en handelskalender, informera sina distributörer om vilka datum respektive fondandelsklass (ISIN) är stängd för handel. Handelskalendern bör om möjligt tillhandahållas distributören 1 månad före årsskifte, om inte annat avtalats i distributionsavtal. Handelskalendern bör omfatta nästkommande kalenderår.

Samtliga dagar då fondandelsklassen avses vara stängd för handel bör specificeras, även om dessa utgör helgdagar enligt svensk eller tillämplig utländsk kalender. Lördag och söndag utgör dock underförstått handelsfria dagar och ska inte specificeras.

Handelskalendern bör utformas utifrån vid tiden för upprättandet rådande förhållanden. Om förhållandena ändras temporärt omhändertas detta via meddelande om avvikelse från handelskalendern. Skulle de ändrade förhållandena antas vara bestående bör fondbolaget uppdatera handelskalendern och tillhandahålla distributörerna en ny sådan.

För fonder som inte tillämpar daglig handel, ska i stället dagar då fonden (andelsklassen) är öppen för handel specificeras i handelskalendern.

Specifika fondhändelser

Vid rapportering av nedan specificerade fondhändelser ska, i ett första steg, en initial notifiering med förhandsinformation om händelsen göras av fondbolaget. Därefter, när fondhändelsen är genomförd, ska en bekräftelse med fullständig information tillhandahållas distributören.

För en mer detaljerad beskrivning av informationsskyldigheten vid respektive fondhändelse, se bilaga 1 med specifikationer av meddelandeflödena.

  • Notifiering/förhandsinformation

  • Bekräftelse vid genomförande

Om fondhändelse föranleder en informationsskyldighet gentemot andelsägare/slutkund ska fondbolaget även tillhandahålla distributören standardiserat brev till slutkund (exempelvis vid fusion). Rekommendationen är att detta tillhandahålls elektroniskt.

Utdelning

Utdelning kan rapporteras antingen som ”Utdelning, andelar” eller som ”Utdelning, kontant”.

”Betalningsdag” avser dag då andelar respektive kontanta medel finns andelsägare tillhanda.

Notifiering/förhandsinformation bör meddelas skyndsamt efter beslut tagits och bekräftelse bör meddelas omgående efter genomförande.

Fusion

Information om förestående fusion bör lämnas i så god tid innan det att fusionen äger rum att distributören ges möjlighet att i sin tur lämna information till andelsägare inom föreskriven tid. Fondbolaget ska också tillhandahålla distributören informationsbrevet till andelsägarna (bl.a. innehållande syfte och konsekvenser). Rekommendationen är att detta tillhandahålls elektroniskt.

”Från Fond” avser avlämnande fond, vilken fusioneras in i annan fond.

”Till Fond” avser mottagande fond, vilken avlämnande fond fusioneras in i.

Likvidation

Information om förestående likvidation bör meddelas omgående efter likvidationsbeslutet.

Om utbetalning med anledning av likvidation sker i flera omgångar ska distributören meddelas detta i samband med notifieringen (förhandsinformationen) om likvidationen. Eventuell delutbetalning bör om möjligt göras genom försäljning av X andelar snarare än utbetalning av X % av samtliga andelars värde.

Avvikelse från handelskalendern

Avvikelse från handelskalendern bör utan dröjsmål meddelas distributören via meddelande om ”Avvikelse från handelskalendern”. Om avvikelse från handelskalendern är orsakad av annan fondhändelse för vilken information om avvikelse från handelskalendern framgår (exempelvis vid handelsstopp i samband med fusion) bör denna information anses vara tillräcklig.

Om datum för återupptagande av handel, efter stängning, är känt redan vid notifieringstillfället bör detta meddelas vid denna tidpunkt. I dessa fall krävs inte någon ytterligare information i samband med att handeln återupptas.

I det fall stängning (endast) avser nya insättningar bör detta noteras via ”Ny angivelse” samt översiktligt informeras om via ”Ytterligare info”.

Ändring av basinformation

Information om ändring av basinformation bör meddelas omgående efter ändringsbeslut. Information om vilken post som ska ändras, nuvarande angivelse, ny angivelse samt tidpunkt för ändring/ikraftträdande ska ingå.

Ansvar och skyldigheter

Fondbolag ansvarar för att information/rapportering enligt denna vägledning görs tillgänglig för distributörer av fondbolagets fondandelar.

Distributören ansvarar för att mottagen information omhändertas, bearbetas och i tillämpliga fall vidareförmedlas till slutkund. Distributören ansvarar för att informationen avseende de fonder (andelsklasser) som denne distribuerar hålls uppdaterad utifrån, av fondbolaget, senast mottagen information.

Såväl fondbolag som distributör bör verka för ett smidigt och effektivt informationsutbyte och vara beredda att omgående rätta till eventuella fel.

[Bilaga 1 avser tabeller för specifikation av basinformation och återges ej här; red.anm.]