Inledning

Syftet med Giva Sveriges Kvalitetskod är att skapa ett ramverk för etisk, transparent och professionell insamling av gåvor och bidrag. Kvalitetskoden kan ses som en branschkod för insamlande organisationer. Efterlevnad och rapportering kopplad till Kvalitetskoden ska stärka Giva Sveriges medlemmars arbete med etik, ekonomi, effektmätning samt intern kontroll och styrning och därigenom bidra till ett starkt och långsiktigt förtroende för insamlande organisationer i Sverige. Ett högt förtroende bidrar till en ökad givarvilja, vilket i sin tur skapar resurser för att uppnå organisationernas ändamål.

Hur rapporteringen sker är en grundläggande del av Giva Sveriges Kvalitetskod. I bilaga 1 anges hur efterlevnad och rapporteringen sker. I bilaga 2 anges vilka dokument/information som ska finnas på hemsidan.

Kvalitetskodens omfattning

Kvalitetskoden omfattar fyra viktiga områden som bidrar till att organisationer kan bedriva etisk, transparent och professionell insamling:

  1. Övergripande riktlinjer för insamling av gåvor

  2. Riktlinjer för effektrapportering

  3. Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3

  4. Riktlinjer för intern kontroll och styrning

Kvalitetskodens innehåll och omfång beslutas av föreningsstämman. Föreningsstämman beslutar även vilka delar av Kvalitetskoden som associerade medlemmar har att uppfylla.

Medlemsorganisationer med 90-konto

Krav som är desamma eller liknande som de Svensk Insamlingskontroll ställer, och som därmed ligger till grund för innehav av 90-konto, behöver inte granskas i samband med rapportering till Giva Sverige.

Att följa och rapportera enligt Kvalitetskoden

Att följa Kvalitetskoden i sin helhet, samt att låta organisationens revisor bestyrka att Riktlinjerna för intern kontroll och styrning är uppfyllda, är ett krav för att vara ordinarie medlem i Giva Sverige. Finns synnerliga skäl för avvikelser ska detta beslutas om av Giva Sveriges styrelse. För associerade medlemmar sker rapportering på utvalda delar i Kvalitetskoden enligt nedan. Alla medlemmar följer Övergripande riktlinjer för insamling.

Rapportering Associerade medlemmar

Instegsmedlem rapporterar Kvalitetskoden avseende:

  • Riktlinjer för effektrapportering

  • Urval av krav från Riktlinjer för intern kontroll och styrning (specificerat nedan i separat tabell)

  • Ekonomisk redovisning godkänd av auktoriserad revisor eller årsredovisning enligt Styrande riktlinjer för årsredovisning

Stödmedlem rapporterar Kvalitetskoden avseende:

  • Riktlinjer för effektrapportering

  • Urval av krav från Riktlinjer för intern kontroll och styrning (specificerat nedan i separat tabell)

  • Årsredovisning enligt de krav som ställs i aktuell sektor samt separat redovisning för insamlade medel

Att och hur Giva Sveriges medlemmar följer koden tydliggörs genom uppfyllande av eller rapportering enligt de olika riktlinjerna.

  1. Övergripande riktlinjer för insamling av gåvor utgör de grundläggande etiska principerna för alla medlemmar i Giva Sverige. Det ska vara en integrerad del i verksamheten och ligger till grund för olika riktlinjer och policies inom varje medlemsorganisation.

  2. Effektrapportering (se krav G1 nedan) sker årligen utifrån Riktlinjer för effektrapportering. Det innebär att effektrapport ska sammanställas varje år, och publiceras på organisationens egen hemsida. Länken skickas tillsammans med en självdiagnos till Giva Sverige senast den 30 september. Kravet på effektrapport är obligatoriskt för ordinarie och associerade medlemmar, och avvikelse från det här kravet kan inte beviljas.

  3. Årsredovisning (se krav G2 nedan) måste årligen upprättas enligt Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3, eller motsvarande krav för associerade medlemmar, och ska publiceras på organisationens egen hemsida. Länk till årsredovisningen skickas till Giva Sverige senast den 30 september varje år 3, eller motsvarande krav för associerade medlemmar, och ska publiceras på organisationens egen hemsida. Länk till årsredovisningen skickas till Giva Sverige senast den 30 september varje år.

  4. Rapportering enligt Riktlinjer för intern kontroll och styrning (se krav G3 nedan) sker vartannat år, med start 9 månader efter att medlemskap i Giva Sverige beviljats. Rapportering sker genom att organisationen skriver en redogörelse för hur man följer kraven samt att granskande revisor skriver en bestyrkanderapport. För associerade medlemmar styrks redogörelsen genom att dokumentationen delges Giva Sverige. Redogörelse och bestyrkanderapport, eller dokumentation, skickas därefter till Giva Sverige, senast den 30 september.

Avvikelser eller kompletteringar

Eventuell avvikelse eller behov av komplettering anges i samband med rapporteringen senast 30 september. Underlag för avvikelser eller kompletteringar skickas till Giva Sverige senast 31 december.

Vid avvikelse från någon del i Kvalitetskoden är det Giva Sveriges styrelse som fattar beslut om avvikelse godkänns eller om organisationen måste komplettera sin rapportering. Har komplettering inte skett senast 31 mars kan årsmötet besluta om uteslutning ur Giva Sverige. Vid ett fåtal avvikelser och/eller kompletteringar behöver inte en ny bestyrkanderapport genomföras.

Påminnelseavgift

Vid försenad rapportering utgår en påminnelseavgift. Påminnelseavgift träder i kraft från och med 30 oktober det år då rapportering ska ske, med följande belopp:

Totala intäkter om 15 miljoner kronor eller mindre:

2.500 kr

Totala intäkter mellan 15–50 miljoner kronor:

5.000 kr

Totala intäkter om 50 miljoner kronor eller mer:

10.000 kr

Begäran om uppskov

För organisationer med brutet räkenskapsår kan rapporteringsdatumet anpassas efter överenskommelse. Detta måste meddelas i god tid före 30 september.

Differentierade krav – Ordinarie medlem

För att fånga upp skillnader mellan stora och små organisationer avseende både förväntningar på och förutsättningar för vissa formella styrprocesser, är kraven i riktlinjerna för intern kontroll och styrning delvis differentierade beroende på organisationers storlek. Indelningen är gjord i tre nivåer och baserar sig på organisationens storlek mätt i totala verksamhetsintäkter beräknade som ett genomsnitt för de två senaste räkenskapsåren.

Totala verksamhetsintäkter

Nivå 1

< 15 Mkr

Nivå 2

15–50 Mkr

Nivå 3

> 50 Mkr

Det är också en differentiering i kraven för ordinarie medlem och associerade medlemmar.

Klagomålshantering

Det finns en rutin för klagomålshantering på Giva Sveriges hemsida under Kvalitetskoden.

Bilaga 1

G. Rapportering

Syftet med följande krav är att säkerställa organisationens transparens och en relevant rapportering riktad till organisationens olika intressenter.

Ordinarie medlem

Instegsmedlem

Stödmedlem

G1

Effektrapport

Organisationen ska årligen upprätta en effektrapport samt göra en självdiagnos. Effektrapporten kan vara en del av verksamhetsberättelsen, annan rapport, eller skrivas som separat dokument. Rapporteringen ska utgå från Giva Sveriges Riktlinjer för effektrapportering, och det ska tydligt framgå att det handlar om effektrapportering.

Verksamhetsberättelsen eller separat effektrapport ska publiceras på hemsidan, och länk till den ska skickas till Giva Sverige tillsammans med självdiagnosen senast 30 september varje år.

G2

Årsredovisning

Organisationen ska årligen upprätta en årsredovisning i enlighet med årsredovisningslagen och utifrån Giva Sveriges Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3.

Organisationen ska årligen upprätta en årsredovisning i enlighet med årsredovisningslagen och utifrån Giva Sveriges styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3 ELLER ekonomisk redovisning granskad av auktoriserad revisor.

Årsredovisning enligt gällande riktlinjer för den aktuella sektorn.

Fastställd årsredovisning. Årsredovisningen ska vara publicerad på hemsidan och länk till den skickas till Giva Sverige senast 30 september varje år.

G3

Intern kontroll och styrning – redogörelse och bestyrkande

Senast den 30 september vartannat år ska organisationen rapportera till Giva Sverige att Riktlinjer för intern kontroll och styrning följs. Det sker genom att följande skickas in till Giva Sverige:

  1. en egen redogörelse om att organisationen följer samtliga krav. Ev. avvikelser eller kompletteringar anges.

  2. revisors bestyrkanderapport som bekräftar organisationens redogörelse. Revisorsrapport ska upprättas i enlighet med Giva Sveriges revisorsinstruktion.

  1. en egen redogörelse om att organisationen följer de aktuella kraven för instegsmedlem. Ev. avvikelser eller kompletteringar anges.

Dokumentation som styrker redogörelsen bifogas.

  1. en egen redogörelse om att organisationen följer de aktuella kraven för stödmedlem. Ev avvikelser eller kompletteringar anges.

Dokumentation som styrker redogörelsen bifogas.

För organisationer med brutet räkenskapsår kan rapporteringsdatumet anpassas efter överenskommelse.

Bestyrkt försäkran och revisionsrapport eller dokumentation i enlighet med ovanstående krav.

Bilaga 2

Kvalitetskoden ställer krav på att vissa dokument ska finnas på organisationens hemsida. Det gäller följande dokument:

Krav

Dokument

Ordinarie medlem

Instegsmedlem

Stödmedlem

A1

Stadga eller motsvarande dokument.

X

X

X

B2

Senaste protokoll från högsta beslutande organ (gäller inte stiftelser).

X

B6

Styrande dokument som beskriver tillsättning av styrelse (gäller endast stiftelser).

X

C6

Information avseende ersättning till högste tjänsteperson.

X

X

X

D2

Styrande dokument som reglerar placering av kapital.

X

D12

Styrande dokument som visar hur organisationen arbetar för att motverka oegentligheter.

X

X

X

D13

Organisationens system för att möjliggöra anonyma anmälningar (gäller organisationer på nivå 3).

X

E1

Styrande dokument som reglerar organisationens insamlingsarbete.

X

X

X

F1

Uppförandekod.

X

X

X

G1

Effektrapport.

X

X

X

G2

Årsredovisning.

X

(enligt riktlinjerna)

X

(enligt riktlinjerna eller ekonomisk redovisning granskad av auktoriserad revisor)

X

(enligt riktlinjer för relevant sektor)