Papper eller digitalt – så sparar du dina fakturor på rätt sätt

Lagstiftningen kring arkivering av fakturor kan vara snårig. De flesta vet att en inskannad faktura måste sparas på papper. Vad inte lika många tänker på är att en utskriven elektronisk faktura även måste sparas elektroniskt, enligt bokföringslagen.

– Bokföringslagen är tydlig, räkenskapsinformation som tas emot från någon annan ska sparas i det skick som den togs emot, säger Maria Albanese, redovisningsspecialist på KPMG.

Med andra ord: Har exempelvis en faktura kommit in till företaget på papper så ska den sparas på papper. Har den kommit in elektroniskt är det elektronisk arkivering som gäller.

Men det kan bli problem åt båda hållen. Fler och fler företag väljer att skanna in pappersfakturor och vill därefter slänga fakturorna när de är inskannade. Är det okej?

– Nej, det får man inte göra. De allra flesta känner till det, och vi möter en del upprördhet kring reglerna. Får man däremot fakturorna som e-fakturor ska de sparas digitalt, säger hon.

Ett problem som en del mindre företag har är att de får fakturorna elektroniskt, men vill skriva ut och enbart spara dem på papper, utan att spara dem i den elektroniska formen de har tagit emot dem i. Det är lika fel som att skanna in en pappersfaktura för att sedan slänga den.

– Vi märker att många mindre företag inte känner till detta. Men får man fakturan elektroniskt får man inte skriva ut den och bara spara pappersutskriften. Den elektroniska fakturan måste sparas, betonar Maria Albanese.

Hur lagringen av den elektroniska informationen ska organiseras är upp till varje företag själv att bestämma, utifrån de egna förutsättningarna. Exempelvis kan informationen lagras i själva ekonomisystemet, eller i olika mappar på en server. För att uppfylla bokföringslagens krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick behöver en arkivplan upprättas. Arkivplanen, som är en del av företagets systemdokumentation, blir särskilt viktig om räkenskapsinformationen sparas i olika form och på olika ställen.

– Räkenskapsinformationen ska enligt bokföringslagen sparas på ett betryggande sätt. När det gäller elektronisk räkenskapsinformation innebär det att materialet behöver säkerhetskopieras, säger Maria Albanese.

Alltså: I den formen som fakturan eller annat material kommer in ska det också bevaras och företaget behöver i en arkivplan beskriva vad som sparas och var. Där är lagstiftningen, det vill säga bokföringslagen, tydlig. Men frågan är om lagstiftarna hänger med i det digitala samhället?

Än så länge anses en mottagen faktura på papper ha ett högre bevisvärde än en inskannad kopia. Men i bokföringslagen finns en paragraf som handlar om överföring av räkenskapsinformation. Den anger att den som skannar in en pappersfaktura inte behöver spara pappersfakturan under hela den sjuåriga arkiveringstiden utan bara i tre år.

– Paragrafen handlar om att oavsett vilken form något har när företaget tar emot det så ska originalet sparas i tre år. Därefter kan originalet kastas och företaget behöver bara spara den överförda kopian, säger Maria Albanese.

Företaget har också en skyldighet att säkerställa sambandet mellan det man fick först och det som är inskannat. Det innebär att man ska kunna ha sådan ordning att originalpappren går att hitta utifrån den inskannade kopian och vice versa. Det kan företaget göra genom att verifikationsnummer anges både på originalpappret och den inskannade kopian. Företaget kan också i systemdokumentationen beskriva hur det ursprungliga originalet hittas utifrån kopian.

– Företagets verifikationer ska innehålla ett verifikationsnummer i obruten följd. Om företaget tar emot verifikationer i olika form innebär det att vissa verifikationer sparas på papper och andra elektroniskt. Den obrutna följden framgår då när man tittar på verifikationerna som helhet, men skulle man bara titta på pappersverifikationerna så kommer det vara ”glapp” i verifikationsnummerordningen, säger Maria Albanese.

Bestämmelserna omfattar naturligtvis inte bara fakturor utan även sådant som reseräkningar, kvitton med mera. Maria Albanese säger att om reseräkningen och kvittona lämnas in till företaget i pappersform ska de sparas så, men lämnas de in digitalt är det lagring digitalt som gäller, utifrån bokföringslagen.

– Om den anställda använder ett företagskort för att betala utlägg med anses företaget ha tagit emot kvittot och ska spara kvittot i den form som det togs emot, säger hon.

Om den anställda har gjort ett utlägg med privata medel så beror det på i vilken form som den anställda enligt företagets policy ska lämna in reseräkningen och underlagen. Det är i den formen som företaget har tagit emot räkenskapsinformationen enligt bokföringslagen och i den formen som den ska sparas.

Charlotta Marténg