Fakturor på mail
Beträffande frågan och svaret i förra numret ”Enbart spara elektroniska fakturor på papper?” undrar jag följande: Om vi mottar leverantörsfakturor i pdf-format i mejlen (inte så kallad e-faktura, som ju är ettor och nollor), ska då även dessa sparas i det format som de kom i? På mitt företag skriver vi bara ut dem. Gör vi fel då?
Enligt Bokföringslagen ska räkenskapsinformation som tas emot av någon annan sparas i det skick den togs emot. Har fakturorna inkommit till företaget på papper ska de sparas på papper och har de kommit in elektroniskt ska de sparas elektroniskt.
Det innebär att om ni får fakturan elektroniskt, får ni inte bara skriva ut den och bara spara pappersutskriften. Har överföringen däremot skett på ett betryggande sätt, det vill säga på sådant sätt att det inte finns någon risk för att informationen förvanskas eller förstörs, behöver det ursprungliga dokumentet endast sparas i tre år. Det vill säga det får förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Utskriften behöver däremot arkiveras i sju år.
Läs mer om detta i kommentarerna till p 7.6 i BFNAR 2013:2 Bokföring samt artikeln Papper eller digitalt – så sparar du dina fakturor på rätt sätt i Resultat # 2.
Sofia Wallebom
Fastighetsbrand i redovisningen
Mitt bolag äger en fastighet som dessvärre har brunnit ned till grunden. Vi redovisar enligt K3-regelverket. Min fråga är: hur jag ska redovisa detta? Bokar jag detta stegvis, det vill säga med försäkringsersättningen och uppförandet som separata transaktioner, eller kan jag reducera anskaffningsvärdet med försäkringsersättningen?
De olika redovisningsfrågorna ska hanteras som separata händelser. Det vill säga försäkringsersättningen redovisas i resultaträkningen när företaget har rätt till ersättningen. Om tillgången ska tas bort från balansräkningen hanteras detta i 17.21 och 17.22. Uppförandet av den nya tillgången hanteras också i kapitel 17.
Försäkringsersättningen utgör en skattepliktig intäkt som, för att undvika den direkta skatteeffekten, kan sättas av till en ersättningsfond. Ersättningsfonden måste däremot användas för avskrivning på ersättningsanläggningen annars återförs den till beskattning.
Sofia Wallebom
Bortglömt i deklarationen
Jag har en enskild firma och lämnade in deklarationen 2 maj. Nu har jag insett att jag glömde att deklarera vissa inkomster. Kan jag göra något åt detta trots att deklarationen redan är inlämnad och vad händer annars?
Ja, i situationen som uppstått kan du ha möjlighet att göra en självrättelse. En självrättelse innebär att du på eget initiativ kommer in med riktiga uppgifter till Skatteverket. Om du gör det riskerar du inte att behöva betala en avgift benämnd skattetillägg. Självrättelsen kan ske under förutsättning att Skatteverket inte har upptäckt att du lämnat in en felaktig uppgift. Om Skatteverket till exempel ställt frågor kring den oriktiga uppgiften, eller på annat sätt särskilt agerat med anledning av din deklaration, så blir det svårare att göra en självrättelse.
Om Skatteverket upptäcker att du lämnat en oriktig uppgift kan följden bli skattetillägg. Det finns dock vissa undantag från när skattetillägg tas ut. Skattetillägg tas till exempel inte ut när övriga uppgifter utgör tillräckligt underlag för ett riktigt beslut, eller om det är uppenbart att en lämnad uppgift inte kan läggas till grund för ett beslut. Avgiften tas inte heller ut om det belopp som kunde ha undandragits är obetydligt.
Om den skatt som undanhållits överstiger vissa nivåer och du handlat grovt oaktsamt eller med uppsåt riskerar du att åtalas och dömas för skattebrott. Du kan inte bli tvungen att både betala skattetillägg och utöver det bli dömd för skattebrott för samma felaktighet.
Kristin Stenfors
Arbetstvång på sommaren?
Jag har svårt att få personalstyrkan att gå ihop under sommaren. Kan jag tvinga mina anställda ta ut sin semester i september i stället?
Det korta svaret på din fråga är nej – såvida inte annat är avtalat. I semesterlagen regleras arbetstagares rätt till semesterledighet. Lagen omfattar alla anställda oavsett om det är fråga om privat, kommunal eller statlig anställning.
En arbetstagares semester under sommarmånaderna ska enligt semesterlagen förläggas så att den anställde får en ledighetsperiod av minst fyra veckor under tiden juni–augusti, under förutsättning att inget annat har avtalats.
Eftersom det enligt semesterlagen är tillåtet att avtala om en annan förläggning av sommarens semester än fyra veckor under juni–augusti, är det en god idé att du först kontrollerar kollektivavtal och därefter anställningsavtal, för att veta om det redan finns avtal att förhålla sig till. Om företaget är bundet av kollektivavtal ska dessutom förhandling ske med facket om sommarsemesterns förläggning.
För det fallet att det inte sedan tidigare finns ett avtal kring semesterns förläggning finns utrymme för dig att komma överens med de anställda om en annan förläggning av sommarens semesterledighet. Tanken är att sommarsemesterns förläggning ska kunna lösas i samförstånd mellan arbetsgivare och arbetstagare. Kan ingen överenskommelse nås får du i egenskap av arbetsgivare endast fatta beslut om förläggning vid annan tid än under juni–augusti om särskilda skäl finns. Särskilda skäl kan till exempel vara hänsyn till säkerheten på arbetsplatsen eller till viktiga samhällsintressen.
Kristin Stenfors
Är lånet långfristigt eller kortfristigt?
Jag driver ett mindre konsultbolag och tillämpar K2-regelverket. I bolaget har vi ett lån med rörlig ränta, lånet förnyas varje tremånadersperiod. Tidigare har vi resonerat att det med stor sannolikhet kommer att förnyas och på dessa grunder har vi i årsredovisningen redovisat det som en långfristig skuld. Ska detta redovisas på något annat sätt utifrån gällande K2-regler?
Ja, jag bedömer att det ska behandlas som ett kortfristigt lån. I K2-regelverket finns visserligen ett undantag för checkräkningskredit, där det anges att den ska hanteras som en långfristig skuld om det är troligt att krediten förnyas och kommer utnyttjas efter förfallodagen, enligt 17.5. Annars ska lån, såsom i fallet du beskriver i frågan, som förfaller inom tolv månader behandlas som kortfristiga.
Sofia Wallebom