Kör du företagets bil? För att undvika onödig förmånsbeskattning är det upp till dig att bevisa hur bilen har använts – en elektronisk körjournal är det enklaste och säkraste sättet. Det finns dock flera viktiga saker att tänka på.
Tjänstebil är en av de vanligaste förmånerna bland företagare. En tjänstebil får bara användas i ringa omfattning till privata resor, annars räknas den som en förmånsbil och du ska beskattas därefter. Vid Skatteverkets kontroller är det därför viktigt att kunna visa hur bilen har använts.
– I lagtexten finns inget krav på att föra körjournal. Vid bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån har körjournaler dock blivit ett viktigt bevismedel som domstolarna tittar på, även om en samlad bedömning av omständigheterna görs i varje enskilt fall, säger Yngve Gripple, rättslig expert på Skatteverket.
Han berättar att Skatteverket kontinuerligt gör kontroller av hur företagsägda bilar används, ibland slumpmässigt och ibland genom större kontrollinsatser.
– I vissa fall saknas tyvärr körjournaler. Då blir det svårt för personen med dispositionsrätt till bilen att bevisa hur fordonet har använts och han eller hon får räkna med att beskattas för bilförmån i efterhand. Ett intyg från en arbetsgivare till en anställd om att bilen endast används i tjänsten räcker inte som bevisning.
Skatteverket upptäcker också många bristfälliga körjournaler i sina kontroller, berättar Yngve Gripple.
– Det kan handla om att man har fyllt i en manuell körjournal lite väl schablonmässigt, exempelvis genom att avrunda körningarna till hela miltal, och då blir den mindre tillförlitlig. Ju mer noggrann du är, desto högre bevisvärde har körjournalen.
För att få en så detaljerad körjournal som möjligt är det klokt att använda en elektronisk modell. Den består av en enhet som kopplas in i bilen och automatiskt registrerar samtliga körningar. Med jämna mellanrum tankar du över informationen till en vanlig dator för att komplettera uppgifterna och sedan skriva ut den fullständiga körjournalen.
– En elektronisk körjournal fungerar bättre än en manuell på så sätt att den registrerar alla resor och adresser. Den som använder bilen måste dock komplettera med uppgifter om tjänsteresans syfte, det vill säga varför man befann sig på just den adressen, säger Yngve Gripple och tillägger:
– Visst, det tar någon minut per dag att föra en detaljerad körjournal. Men det är en bra investering i tid och pengar för att undvika framtida skatteprocesser. Om frågan väcks ett år senare kan du inte rekonstruera körjournalen i efterhand, det godtar inte domstolarna.
Det finns framför allt tre situationer där det är bra att ha en detaljerad och noggrant förd körjournal:
Om du har dispositionsrätt till företagets bil ska du för att undvika bilförmån bevisa att bilen endast använts i ringa omfattning för privat körning. Med ringa omfattning menas högst tio tillfällen per år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. Båda dessa förutsättningar måste vara uppfyllda för att en skattepliktig förmån inte ska uppkomma.
– Kom ihåg att resor mellan bostaden och arbetsplatsen liksom hemresor på helger från annan ort normalt räknas som privata resor, säger Yngve Gripple.
Om du kör 3.000 mil eller mer i tjänsten med förmånsbil under kalenderåret.
– Då har du möjlighet att få en lägre bilförmån, närmare bestämt 75 procent av värdet. Men för att visa att du kör mer än 3.000 mil per år i tjänsten är en detaljerad körjournal viktig, påpekar Yngve Gripple.
Om du har fritt drivmedel i samband med bilförmån. Kan du visa hur mycket du har kört i tjänsten blir du endast beskattad för drivmedelsförmån för dina privata resor – annars blir du förmånsbeskattad för allt drivmedel.
Josefin Svenberg
6 viktiga uppgifter i körjournalen
En körjournal, bör enligt Skatteverkets rekommendationer, innehålla följande uppgifter:
Mätarställning vid årets början.
Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade.
Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt (inte nödvändigt vid privata resor). Om du använder en elektronisk körjournal är det viktigt att komplettera med dessa uppgifter.
Hur många kilometer du kört.
Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutade.
Mätarställning vid årets slut. Innan du börjar använda en elektronisk körjournal bör du därför kontrollera att den omfattar ovanstående uppgifter.
!
Kom ihåg! Har du anställda och vill använda GPS-positionering av företagets fordon för elektroniska körjournaler? Du kan göra det genom att stödja dig mot en intresseavvägning, eftersom syftet är att underlätta efterlevnaden av Skatteverkets krav på redovisning av anställdas körda mil i tjänsten.
När dessa system används behandlas dock oftast personuppgifter som regleras av personuppgiftslagen, vilket gör att det finns ett antal förbehåll. Som arbetsgivare får du exempelvis enbart behandla de uppgifter som behövs för att uppfylla redovisningsskyldigheten gentemot Skatteverket.
Mer information och en fullständig checklista finns på www.datainspektionen.se/positioneringsteknik.
I korthet
Se till att det finns detaljerade körjournaler för alla företagets bilar.
Om du har en elektronisk körjournal är det viktigt att komplettera med uppgifter om tjänsteresans syfte.
Det går inte att rekonstruera en körjournal i efterhand. Att regelbundet lägga en halvtimme på körjournalen sparar tid och pengar i längden.