Många företagare känner till kassaregisterlagen och om de omfattas av den. Kännedomen om bokföringslagens krav som rör kassaregister är däremot inte lika stor, berättar Peter Käll, IT-revisor på Grant Thornton. Här tipsar han om vad du bör tänka på.
Sedan 1 januari 2010 måste de flesta som säljer varor eller tjänster mot kontant- eller kortbetalning ha ett certifierat kassaregister enligt lagen (2007:592) om kassaregister och Skatteverkets föreskrifter. Syftet med bestämmelserna är att skydda seriösa företagare mot illegal konkurrens genom att försvåra fusk och underlätta kontroll av kassaregister.
Trots att sju år har gått sedan kravet infördes finns det vissa bestämmelser som alla företagare inte tycks känna till.
– Företagarna vet att de enligt bokföringslagen måste spara verifikationer och annan räkenskapsinformation i minst sju år. Men att transaktionerna som registreras i kassaregistret är sådan information, och därmed också måste sparas på ett säkert sätt i sju år – där märker vi att kännedomen är ganska låg, säger Peter Käll, IT-revisor.
De flesta av dagens kassaregister är utrustade med ett elektroniskt journalminne där all information lagras. Om kassaregistret byts ut, går sönder eller säljs måste man därför ta ut och tömma journalminnet.
– Många företagare missar att föra över informationen från journalminnet till en säker lagringsplats. En anledning kan vara att man har den svarta lådan, kontrollenheten, från Skatteverket där man vet att data sparas. Men informationen som lagras där måste inte nödvändigtvis vara samma information som en annan myndighet vill ha vid en eventuell kontroll, säger Peter Käll.
Som IT-revisor hjälper Peter Käll företag som använder kassaregister på flera sätt. Till exempel analyserar han uppgifter från kassaregistret för att se till att de har överförts korrekt till bokföringen, samt säkerställer att företagen lagrar informationen på ett säkert sätt.
– Bland de backlösningar som används i dag är det vanligt att automatiska backuper bara görs för de senaste 30 dagarna eller kortare. För att vara säker på att du lever upp till lagens krav är det därför viktigt att utöver dessa gör månads- och årsbackuper med kassatransaktionerna och lagrar informationen på en säker plats. Till exempel på en separat server, molntjänst, på en hårddisk eller usb-minnen som förvaras i ett säkert skåp.
Slutligen påminner han om bokföringslagens krav på systemdokumentation och behandlingshistorik.
– Det räcker alltså inte att enbart spara uppgifterna om transaktionerna från journalminnet. Det måste även finnas en beskrivning av hur transaktionerna ska tolkas, eftersom olika system sparar dem på olika sätt. Under åren som informationen lagras kan mycket förändras gällande tekniken, med nya betalningssätt och liknande, och då gäller det att kunna tolka historisk information när man går tillbaka och tittar, säger Peter Käll.
Josefin Svenberg
Vanliga frågor om kassaregister
Vilka krav ställs på kassaregister?
Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat samt anslutet till en certifierad kontrollenhet som läser av de kvittouppgifter som registreras i kassaregistret. Kontrollenheten ska bevara kvittodata och andra uppgifter på ett säkert sätt för att vara tillgängligt vid Skatteverkets kontroller.
Var anmäler jag kassaregister?
Du som är skyldig att ha ett kassaregister måste anmäla kassaregistret till Skatteverket. Hit anmäler du även ändrade förhållanden, exempelvis om du skaffar ytterligare kassaregister, byter till en ny modell, säljer ett kassaregister eller om det går sönder.
Vilka uppgifter ska kassakvittot innehålla?
Du ska alltid erbjuda kunden ett kassakvitto – elektroniskt eller i pappersform – oavsett om betalningen sker kontant eller med kontokort. Kassakvittot ska bland annat innehålla uppgifter om företaget, adressen där försäljningen sker, datum och klockslag, specificering av varor eller tjänster, försäljningsbelopp, mervärdesskatt, betalningsmedel och kontrollenhetens tillverkningsnummer. En fullständig lista finns i Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister (SKVFS 2014:9).
Hur fungerar Skatteverkets tillsyn?
Skatteverket gör till-syns- och kontrollbesök. Vid ett tillsynsbesök måste du kunna redogöra för vilka kassaregister och kontrollenheter som finns i lokalen samt deras modellbeteckningar, tillverkningsnummer, kontrollkoder med mera.
Vid ett oanmält kontrollbesök kontrollerar Skatteverket att ditt företag använder kassaregistret på rätt sätt. Myndighetens tjänstemän kan exempelvis göra kontrollköp, inventera kassan eller begära att kassapersonalen tar ut uppgifter ur kassaregistret.
Källa: www.skatteverket.se