Proaktiva småföretagare har goda chanser att konkurrera i upphandlingarna gentemot större anbudsgivare. Upphandlingsexpert Bo Nordlin tipsar om vad du kan göra för att förbättra positionen när det gäller att lägga anbud.
Offentlig sektor köper varor och tjänster för runt 900 miljarder kronor per år. Utöver det äger ett stort antal direktupphandlingar rum. Enligt Bo Nordlin, upphandlingsexpert och grundare samt utgivare av omvärldsbevaknings- och nyhetstjänsterna Inköpsrådet och Upphandling24 har småföretag en bra chans att konkurrera.
– Siffror från bland annat Kammarkollegiet visar att många mindre bolag med under 200 anställda ofta faktiskt vinner upphandlingar mot större anbudsgivare, säger Bo Nordlin.
Ändå tvekar en del småföretag att lägga anbud i offentliga upphandlingar. Många tror att det är för komplicerat och underskattar sina chanser att vinna över större och resursstarkare bolag. Det uppfattas som tidskrävande och svårt att lämna anbud, eftersom det kräver kunskaper och förståelse för upphandlingarnas spelregler.
– Kraven på lika behandling av leverantörer och transparens i anbudsprocesserna gör att småföretag har goda chanser att erbjuda sina varor och tjänster i konkurrens med de större leverantörerna, säger Bo Nordlin.
Innan upphandlingen har den inköpande parten oftast noga definierat vilka produkter eller tjänster som ska upphandlas.
– I en upphandling måste den upphandlande parten tala om exakt vad de ska köpa och de kan inte i efterhand lägga till eller ändra någonting, just för att alla ska behandlas lika, säger Bo Nordlin.
Ett misstag från småföretag som vill bli leverantörer till offentlig sektor är att inte ha tillräckligt bra koll på upphandlingarna, när de sker, vilka krav som ställs och hur kraven ska uppfyllas.
– Ska du försöka påverka upphandlarna att ställa vissa krav måste du vara ute långt innan upphandlingen annonseras. Det kan röra sig om ett år eller längre innan upphandlingen annonseras. Därför gäller det att ha löpande kontakter med kommuner och andra och informera sig om tidsplaner för framtida upphandlingar, säger Bo Nordlin.
När väl upphandlingen är annonserad är det så gott som omöjligt att få upphandlaren att ändra något i kraven eller utvärderingen.
Sedan gäller det att vara noga vid anbudsgivningen, då det sällan går att komplettera i efterhand. Den som missar någon viktig detalj eller lämnar in för sent åker ur.
– Var noggrann och följ upphandlingsdokumenten till punkt och pricka och var ute i god tid, säger Bo Nordlin.
Direktupphandlingar är en ofta mindre komplicerad väg till en affär. Tröskelvärdet för att inköparna ska få göra direktupphandling höjdes 2014 och uppgår till högst cirka 600 000. Mindre och specialiserade leverantörer har gynnats av att de kan vinna större direktupphandlingar än tidigare. Utmaningen är att få koll på upphandlingarna eftersom dessa inte behöver annonseras ut.
I dag måste leverantörerna kunna hantera e-fakturor och relaterade e-leveransdokument. För många kan det upplevas som ett hinder. Men det skapar också incitament för att digitalisera de egna processerna och därigenom få bättre koll på sitt informationsflöde.
En annan möjlighet att vinna upphandlingar är att flera går samman vid anbudsgivningen. Såväl upphandlande myndigheter som stat och kommuner måste dela upp sina upphandlingar i mindre delar, när detta är möjligt och tillämpbart. En stor landsomfattande myndighet bör till exempel dela upp en städupphandling så att det går att lämna anbud bara i en region.
Inom livsmedel är det exempelvis inte ovanligt att inköpare delar upp upphandlingen i olika delar. Detta för att exempelvis göra det möjligt för lokala producenter som kanske bara kan leverera potatis. Som mindre aktör kan man också åberopa andra leverantörers kapacitet.
– Det är ett bra sätt att bli större tillsammans, vilket är en modell som bland annat konsulter i IT-branschen har anammat, säger Bo Nordlin.
För den leverantör som anser sig ha blivit felaktigt behandlad finns goda möjligheter att begära ny upphandling eller att gå till domstol. Den som inte är nöjd med tilldelningsbeslutet bör bevaka e-posten noga. Överklagande kan ske inom tio dagar från att avtal har tecknats där förvaltningsrätten är en första instans vid överprövning av upphandlingsmål.
Martin Wallström