Innehåll

Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring

(senast ändrad genom SFS 2018:1490 och ESVFA 2022:2)

Inledande bestämmelser

Förordningens tillämpningsområde

1 §I denna förordning finns bestämmelser i anslutning till 10 kap. 2 § budgetlagen (2011:203).

I arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) finns bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation.

Förordning (2011:224)

Kretsen av bokföringsskyldiga

2 §Myndigheter som lyder omedelbart under regeringen är bokföringsskyldiga enligt denna förordning.

Definitioner

3 §I denna förordning betyder

  1. bokföringspost: varje enskild notering i bokföringen,

  2. ekonomiska händelser: alla förändringar i storleken och sammansättningen av en myndighets tillgångar, skulder eller kapital som beror på myndighetens ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar samt uppkomna fordringar och skulder,

  3. verifikation: de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen,

  4. räkenskapsinformation:

    1. sådana sammanställningar av uppgifter som avses i

      • 8 § (grundbokföring och huvudbokföring),

      • 11 § (sidoordnad bokföring),

      • 13 § (verifikationer),

      • 14 § (handling m.m. som en verifikation hänvisar till),

      • 18 § (systemdokumentation och behandlingshistorik),

      • 19 § (årsredovisning),

      • 20 § (specifikation till årsredovisning),

      • 21 § (rapportering till statsredovisningen), samt

      • 8 kap. förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (delårsrapport),

    2. avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden, samt

    3. sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen.

Räkenskapsår

4 §Räkenskapsåret ska utgöras av kalenderår.

Bokföringsskyldighetens innebörd

Allmänt om vad bokföringsskyldigheten innebär

5 §En myndighet ska

  1. löpande bokföra alla ekonomiska händelser enligt bestämmelserna i 812 §§,

  2. se till att det finns verifikationer enligt 1316 §§ för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 18 §,

  3. avsluta den löpande bokföringen enligt bestämmelserna i 19 och 20 §§,

  4. bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).

God redovisningssed

6 §Bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Härvid ska de särskilda bestämmelser för statlig verksamhet som regeringen och Ekonomistyrningsverket meddelar iakttas.

Bokföring för flera verksamheter

7 §Om en myndighet bedriver flera verksamheter, ska den ha en bokföring som omfattar samtliga verksamheter.

Ekonomistyrningsverket får medge undantag från bestämmelsen i första stycket.

Löpande bokföring och verifikationer

Grundbokföring och huvudbokföring

8 §De ekonomiska händelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta ska ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och kapitalförändring.

Tidpunkten för bokföring

9 §Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra ekonomiska händelser ska bokföras så snart det kan ske.

Ekonomiska händelser får bokföras senare än som anges i första stycket, om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed.

Bokslutstransaktioner

10 §I samband med att den löpande bokföringen avslutas ska sådana poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras.

Sidoordnad bokföring

11 §Vid bokföringen ska konton över tillgångar och skulder specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick.

Rättelse av bokföringspost

12 §Om en bokföringspost rättas, ska det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, ska det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

Verifikationer

13 §För varje ekonomisk händelse ska det finnas en verifikation. Om myndigheten har tagit emot en uppgift om den ekonomiska händelsen, ska denna uppgift, i förekommande fall kompletterad med uppgifter enligt 14 och 15 §§, användas som verifikation.

Om det behövs med hänsyn till arten av den mottagna verifikationen, får bokföringen grundas på en särskilt upprättad hänvisningsverifikation.

Flera likartade ekonomiska händelser får dokumenteras genom en gemensam verifikation.

14 §Verifikationen ska innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall ska verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga.

I verifikationen ska det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas.

15 §Uppgifter enligt 14 § första stycket får utelämnas, om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen och ett utelämnande är förenligt med god redovisningssed.

16 §Om en verifikation rättas, ska det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den.

Andra bokföringsposter än sådana som avser ekonomiska händelser

17 §Vad som föreskrivs i 816 §§ gäller även andra bokföringsposter än sådana som avser ekonomiska händelser.

Systemdokumentation och behandlingshistorik

18 §Myndigheten ska upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Myndigheten ska också upprätta sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik).

Hur den löpande bokföringen avslutas

Årsredovisning

19 §För varje räkenskapsår ska den löpande bokföringen avslutas med en årsredovisning. Årsredovisningen ska upprättas enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Specifikation till årsredovisning

20 §För varje sammandragen post i den balansräkning som ska ingå i årsredovisningen ska, om inte postens sammansättning klart framgår av bokföringen i övrigt, de belopp som ingår i posten specificeras i en särskild förteckning.

Rapportering till statsredovisningen

21 §Utöver vad som i övrigt följer av bestämmelserna i denna förordning ska bokföringen vara så ordnad att

  1. redovisningen mot statsbudgetens anslag och inkomsttitlar sker i enlighet med de bestämmelser som generellt reglerar sådan redovisning,

  2. den tillgodoser de specifika krav på redovisningen som anges i regleringsbrev och övriga bestämmelser,

  3. den tillgodoser av Ekonomistyrningsverket specificerade krav på dels finansstatistisk information, dels information för upprättande av årsredovisning för staten.

Rapportering till statsredovisningen ska ske i den omfattning som Ekonomistyrningsverket föreskriver.

Förordning (2004:1316)

21 a–21 e §§har upphävts genom förordning (2014:99).

Hantering av fakturor

21 f §En myndighet ska hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt.

Bestämmelser om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling finns i lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling.

Förordning (2018:1490)

Övrigt

22 §Den bokföringsskyldige ansvarar för att organisation och rutiner utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas.

Tillämpningsföreskrifter

23 §Ekonomistyrningsverket får meddela de föreskrifter som behövs för tillämpningen av denna förordning.

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

2018:1490

Denna förordning träder i kraft den 1 april 2019.

ESV C 2019:3

Dessa bestämmelser träder i kraft den 1 januari 2020, och ska tillämpas från och med den 1 januari 2021. Äldre föreskrifter och allmänna råd tillämpas till och med utgången av december 2020.

ESV C 2020:2

Dessa bestämmelser träder i kraft den 1 januari 2021.

ESV C 2021:1

Dessa bestämmelser träder i kraft den 1 mars 2021.

ESVFA 2022:2

  1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2023.

  2. Genom författningen upphävs Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESV Cirkulär 2000:3) till förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring samt Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESV Cirkulär 1998:10) till bokföringsförordningen (1979:1212).

Bilaga Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd om myndigheters bokföring ESVFA 2022:2

Inledning

1 §Denna författning innehåller föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.

Kretsen av bokföringsskyldiga – föreskrifter till 2 § förordningen

2 §Bokföringsskyldigheten för en central myndighet omfattar även de underlydande eller ekonomiadministrativt underställda myndigheterna.

Allmänna råd till 2 § förordningen

De bokföringsskyldiga myndigheterna finns samlade i en särskild förteckning, ”Myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen”, som tillhandahålls av Ekonomistyrningsverket.

Ekonomiska händelser – föreskrifter till 3 § förordningen

3 §Redovisning mot anslag och inkomsttitlar på statens budget samt redovisning av betalningar hänförbara till statens centralkonto är exempel på ekonomiska händelser.

Tidigare länkar i händelsekedjan, till exempel en beställning eller ett beslut om utbetalning av bidrag, utgör däremot inte en ekonomisk händelse. Inte heller regeringsbeslut om tilldelning av anslag eller myndighets beslut om fördelning av anslag är att betrakta som ekonomiska händelser.

Vidtagen justering i bokföringen – föreskrifter till 3 § förordningen

4 §Med vidtagen justering avses olika slag av bokslutstransaktioner samt omföringar och rättelser av bokföringsposter.

Bevara räkenskapsinformation

Allmänna råd till 5 § förordningen

I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:10) om gallring och utlån av myndigheters räkenskapsinformation m.m. finns närmare bestämmelser om bevarande av räkenskapsinformation.

God redovisningssed

Allmänna råd till 6 § förordningen

Lagar, förordningar, övriga regeringsbeslut samt Ekonomi- styrningsverkets föreskrifter och allmänna råd som berör myndigheternas redovisning ger uttryck för god redovisningssed. En förutsättning för att regeringsbeslut kan anses uttrycka god redovisningssed är att dessa är generella och långsiktiga för myndigheterna.

Redovisningsreglerna är på vissa punkter allmänt hållna och myndigheten måste göra en utfyllande tolkning. En sådan utfyllande tolkning bör lämpligen ha en förankring i faktiskt förekommande redovisning och alltså ge uttryck för en redovisningssed hos myndigheterna. Denna redovisningssed bör vara förenlig med syftet med redovisningsreglerna och de grundläggande principer som kommer till uttryck främst i 2 kap. 7 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

I de fall det saknas redovisningsregler eller utfyllande tolkning av reglerna inom staten, kan vägledning hämtas från relevanta rekommendationer och uttalanden etc. från nationella och inter- nationella normeringsorgan inom redovisningsområdet.

Ekonomistyrningsverkets handledningar avseende redovisning kan utgöra ett stöd för myndigheterna att tolka redovisningsreglerna.

Bokföring för flera verksamheter – föreskrifter till 7 § förordningen

5 §Av 7 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring framgår att myndigheten ska ha en gemensam bokföring, även om den bedriver flera verksamheter.

Om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed får en myndighet som bedriver flera verksamheter ha en bokföring för varje enskild verksamhet. Myndigheten ska dock konsolidera bokföringen vid delårsrapport och årsredovisning. Myndigheten ska dessutom beakta de krav på ytterligare konsolidering som följer av bestämmelserna om rapportering till statsredovisningen enligt 21 § förordningen om myndigheters bokföring.

Bokföring av valutatransaktioner – föreskrifter till 8 § förordningen

6 §Transaktioner på inomstatliga valutakonton ska bokföras till den kurs som Riksgäldskontoret har fastställt.

Allmänna råd till 8 § förordningen

Ekonomiska händelser i utländsk valuta, förutom transaktioner på inomstatliga valutakonton, bör bokföras enligt valutakursen per dagen för den ekonomiska händelsen. En genomsnittsvalutakurs för en viss period (exempelvis en månad) kan användas om detta inte leder till väsentliga avvikelser mot att bokföra enligt valutakursen per dagen för den ekonomiska händelsen. De valutakurser som bör användas framgår av Ekonomistyrningsverkets allmänna råd till 5 kap. 12 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (ESVFA 2022:1).

Tidpunkten för bokföring – föreskrifter till 9 § förordningen

7 §Begreppet kontanter innefattar även checkar och andra betalningsmedel som direkt kan omvandlas i sedlar och mynt. In- och utbetalningar över myndighetens giro- eller bankkonto betraktas som ”andra ekonomiska händelser”.

Anteckningar i journaler eller andra specifikationer, såsom kontantjournal, reskontror, är grundnoteringar. Tidpunkt för registrering och bearbetning i redovisningssystemet saknar då betydelse vad beträffar kravet på att in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag.

I fråga om fordringar och skulder gäller att de ska bokföras så snart det kan ske sedan fakturor eller andra handlingar, som innebär anspråk på betalning eller något annat vederlag, utfärdats eller mottagits eller sådana handlingar borde ha funnits enligt god affärssed.

8 §Om det endast förekommer ett mindre antal fakturor eller andra handlingar i verksamheten och fordringarna och skulderna enligt dessa inte uppgår till avsevärda belopp får myndigheten dröja med att bokföra de ekonomiska händelserna tills betalning sker (kontantmetoden), under förutsättning att detta är förenligt med god redovisningssed. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras.

Allmänna råd till 9 § förordningen

En normal attestrunda inom myndigheten kan godtas innan bokföring sker. I dessa fall bör det dock finnas möjlighet till en samlad överblick och kontroll av vilka fakturor som inkommit till myndigheten. Det bör ske genom att de inkommande fakturorna ankomstregistreras. Där så är möjligt bör en sådan registrering ske genom en interimistisk bokföring av fakturorna. Om det rör sig om inkommande fakturor kan motkonto till skuldkontot vara antingen ett avstämningskonto bland balanskontona eller ett interimistiskt kostnadskonto. När den fullständiga konteringen blir känd sker en omföring från sistnämnda konton till slutliga konton.

Kontantmetoden bör kunna användas av myndigheter vars kostnadsomslutning normalt inte överstiger 20 basbelopp.

En förutsättning för användning av kontantmetoden är att verifikationer för obetalda fordringar och skulder ordnas och förvaras så att betryggande överblick fortlöpande finns över dem. Kravet innebär att fakturor ska hanteras enligt fastställda rutiner. Fakturorna förvaras därvid lämpligen ordnade efter fakturornas datering, efter verifikationsnummer eller i bokstavsordning. Betalda och obetalda fakturor ska ordnas var för sig. Det är av kontrollskäl lämpligt att utgående fakturor är numrerade i förväg.

Bokslutstransaktioner – föreskrifter till 10 § förordningen

9 §Myndigheten ska tillämpa en så kallad brytdag då den löpande bokföringen för perioden ska avslutas. Brytdagen ska vara den 5 januari eller, om detta är en lördag eller söndag, närmast föregående vardag.

10 §Om varor eller tjänster erhållits före räkenskapsårets utgång, men fakturor eller motsvarande handlingar vid denna tidpunkt ännu inte mottagits, ska utgifterna för leveranserna upptas på skuldsidan i balansräkningen i samband med att den löpande bokföringen avslutas såvida det inte är fråga om oväsentliga värden.

I de fall fakturor erhållits senast brytdagen bokförs dessa på det gamla räkenskapsåret. Faktura mellan myndigheter, som den avsändande myndigheten tar upp i årsredovisningen bland poster för fordringar hos andra myndigheter, ska vara motparten tillhanda senast brytdagen.

Kostnader för leveranser för vilka faktura inte erhållits senast brytdagen ska bokföras som periodavgränsningsposter. Detta bör i första hand ske med ledning av fakturor som erhållits efter brytdagen. Om sådana saknas får bokföringen istället ske med ledning av leveranssedlar eller motsvarande.

Allmänna råd till 10 § förordningen

Efter brytdagen tillförs räkenskaperna främst bokslutstransaktioner innefattande bland annat periodavgränsningsposter.

För att begränsa omfattningen av de periodavgränsningsposter som inte behöver stämmas av mellan myndigheter enligt 19–20 §§, bör en myndighet som ska fakturera en annan statlig myndighet för varor eller tjänster, eller som ska rekvirera bidrag från en annan statlig myndighet, i samband med årsskifte, översända fakturan eller bidragsrekvisitionen före den 15 december. Detta gäller dock inte om den verksamhet som ersättningen avser utförs främst i december eller om det leder till att väsentliga belopp måste periodiseras utöver fakturerat eller rekvirerat belopp.

En myndighet som i samband med utgången av ett år ska lämna bidrag till en annan statlig myndighet för verksamhet som bedrivits under året, bör betala bidraget före årsskiftet, förutsatt att detta kan göras utan att kraven på god intern styrning och kontroll åsidosätts.

Efter den 31 januari, då inrapportering av preliminärt utfall på anslag och inkomsttitlar ska göras enligt 21 §, bör främst rättelser och särskilda transaktioner som inte kunnat bokföras tidigare tillföras räkenskaperna.

Gemensam verifikation – föreskrifter till 13 § förordningen

11 §Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation, om det skulle vara förenat med svårigheter att upprätta verifikationer för de olika ekonomiska händelserna. Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar.

Sammansatta poster – föreskrifter till 13 § förordningen

12 §Verifikationer som avser likartade ekonomiska händelser får bokföras i sammandrag i en post, om det utan svårighet kan klarläggas vilka ekonomiska händelser som ingår i en sådan post.

Verifikationsnummerserier – föreskrifter till 14 § förordningen

13 §En myndighet får använda sig av flera verifikationsnummerserier om de grundläggande kraven på ordning och reda samt överskådlighet är uppfyllda. Det ska även framgå av myndighetens systemdokumentation att man använder sig av flera verifikationsnummerserier.

Andra bokföringsposter än sådana som avser ekonomiska händelser

Allmänna råd till 17 § förordningen

Med andra bokföringsposter avses vidtagna justeringar. Vidtagna justeringar definieras i 4 §.

Systemdokumentation och behandlingshistorik

Allmänna råd till 18 § förordningen

Med systemdokumentation avses beskrivningar, instruktioner och annan dokumentation som gör det möjligt att förstå hur bokföringssystemet är uppbyggt. Dokumentationen kan bestå av en redovisningsplan och en beskrivning av bokföringssystemet vilka utvisar sambanden mellan bokföringssystemets olika delar.

Med behandlingshistorik avses information om hur enskilda bokföringsposter har behandlats och vilka behandlingsregler som därvid har gällt. Behandlingsregler utgörs av instruktioner som har skapats för beräkning av bokförda belopp, kontering, sammanställning av resultat- och balansposter i årsredovisningen eller rättelser m.m.

Specifikation till årsredovisning – föreskrifter till 20 § förordningen

14 §Specifikationerna till årsredovisningen är inte en del av årsredovisningen. Specifikationerna ska bevaras hos myndigheten.

Allmänna råd till 20 § förordningen

Det huvudsakliga syftet med specifikationerna till årsredovisningen är att härleda balansräkningens poster i årsredovisningen till bokföringens konton, att specificera bokföringens konton samt att verifiera värdering och avstämning av konton. Specifikationerna säkerställer således att det finns en obruten verifieringskedja från verifikationerna till posterna i årsredovisningens balansräkning.

Rapportering till statsredovisningen – föreskrifter till 21 § förordningen

Allmänt om rapportering till statsredovisningen

15 §En myndighet som är bokföringsskyldig enligt 2 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring ska vara ansluten till den statliga redovisningsorganisationen och rapportera information till statsredovisnings- systemet i enlighet med föreskrifterna i detta kapitel. Den redovisningsinformation som rapporteras ska överensstämma med myndighetens egen redovisning. Kravet på att en myndighet ska vara ansluten till den statliga redovisningsorganisationen gäller om inte Ekonomistyrningsverket beslutat något annat.

Myndigheten ska rapportera på de koder (nomenklatur) för indelning av statens budget som följer av regleringsbrev, annat beslut av regeringen eller beslut av Ekonomistyrningsverket samt de statliga inrapporteringskoder (S-koder) som beslutas särskilt av Ekonomistyrningsverket. För annan information än redovisningsinformation som ska rapporteras enligt dessa föreskrifter ska myndigheten använda de format och de benämningar som framgår av statsredovisningssystemet.

Ändringar av en myndighets redovisningsprinciper, som kan påverka den statsfinansiella information som myndigheten rapporterar enligt 1526 §§, ska omgående anmälas skriftligt till Ekonomistyrningsverket.

Myndigheten ska rapportera till statsredovisningen de datum som Ekonomistyrningsverket har beslutat.

Ekonomistyrningsverket kan besluta om ändring av tidigare beslutat datum för inrapportering.

Allmänna råd till 21 § förordningen

Statsredovisningssystemet är en del av statens informationssystem Hermes. I informationssystemet Hermes registrerar Regeringskansliet regleringsbrev och övriga beslut om tilldelning, omdisponering eller indragning av dispositionsrätt till anslag. Myndigheterna hämtar normalt information om tillgängliga anslag direkt ur systemet.

Om myndigheten beslutar att i årsredovisningen avvika från uppgifterna om tillgängliga medel i statsredovisningssystemet, kan detta vara ett förhållande av väsentlig betydelse som myndigheten ska lämna information om enligt 2 kap. 4 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Om de slutliga utfallsuppgifterna i statsredovisningssystemet för budgetåret avseende redovisning mot anslag och inkomsttitlar eller betalningar inte överensstämmer med myndighetens beslutade årsredovisning, bör myndigheten så snart avvikelsen konstaterats anmäla detta till Ekonomistyrningsverket i särskild skrivelse. På samma sätt bör annan avvikelse anmälas om den är av väsentlig betydelse.

Ekonomistyrningsverket beslutar årligen datum för inrapportering till statsredovisning avseende bland annat följande:

  1. Rapportering varje månad.

  2. Rapportering varje kvartal.

  3. Rapportering för helt år (bokslut och årsskifte).

  4. Avstämning av konton för betalningar.

Schema över alla inrapporteringsdatum publiceras på Ekonomistyrningsverkets webbplats senast den 30 juni året före utfallsåret.

Tillgängliga anslag och ingående balanser

16 §Så snart årsredovisningen lämnats, dock senast i samband med utfallsrapportering för första kvartalet, ska myndigheten kontrollera att uppgifter om ingående balanser i statsredovisningssystemet överensstämmer med utgående värden för det föregående räkenskapsåret och vid behov rätta uppgifterna.

Myndigheten ska senast första arbetsdagen i maj månad, och därefter löpande, kontrollera att uppgifterna i statsredovisningssystemet om tilldelade medel och indragningar överensstämmer med regeringsbeslut samt att ingående överföringsbelopp för anslag stämmer med föregående års utgående överföringsbelopp. Myndigheten ska snarast informera ansvarigt departement och Ekonomistyrningsverket om en felaktighet konstateras.

Allmänna råd till 21 § förordningen

Med arbetsdag avses här helgfri måndag till fredag med undantag för midsommarafton, julafton och nyårsafton, oavsett om den aktuella dagen är arbetsdag enligt avtal eller inte.

Rapportering varje månad

17 §Myndigheten ska efter utgången av varje månad rapportera utfallsinformation för uppföljning av statens budget.

Myndigheter som har särskild statsfinansiell betydelse kan behöva rapportera uppgifter om utfall mer än en gång per månad. Skriftliga direktiv om detta lämnas särskilt av Ekonomistyrningsverket.

Outredda differenser och andra felaktigheter ska åtgärdas fortlöpande.

Rapporteringen ska avse räkenskapsåret fram till och med den senast avslutade kalendermånaden och omfatta följande uppgifter:

  1. Utfall som redovisats mot anslag: Strukturen på redovisningen av anslagsutfall ska följa utgiftssidan på statens budget. Anslagsposter och delposter ska redovisas enligt regeringsbeslut.

  2. Utfall som redovisats mot inkomsttitel: Strukturen på inkomsttitel- redovisningen ska följa inkomstsidan på statens budget. Inkomsttitlar ska delas upp på undertitlar och delundertitlar av de myndigheter som erhållit skriftliga direktiv om detta.

  3. Betalningar: Olika typer av betalningar ska rapporteras i enlighet med inrapporteringskoderna.

  4. Särskild information: En myndighet ska även rapportera andra uppgifter varje månad eller med annan frekvens om Ekonomistyrningsverket särskilt beslutar det.

Allmänna råd till 21 § förordningen

Bestämmelser om redovisning mot anslag och inkomsttitlar på statens budget finns i anslagsförordningen (2011:223).

Ekonomistyrningsverket beslutar årligen om sista dag för inrapportering av uppgifter om månadsutfall. Datum sätts tidigast till sjätte arbetsdagen i månaden efter utfallsmånaden om det inte finns särskilda skäl.

Rapportering varje kvartal

18 §Myndigheten ska efter utgången av varje kvartal rapportera finans- statistisk information för underlag till nationalräkenskaperna och för annan analys.

Kvartalsinformationen ska omfatta:

  1. Realekonomiskt fördelat utfall för myndighetens hela verksamhet, inklusive uppbörd och transfereringar, vilket innefattar alla S-koder för utgifter, inkomster, periodiseringar och investeringar.

  2. Realekonomiskt fördelat utfall på de anslag som myndigheten redovisat mot och på inkomsttitlar om Ekonomistyrningsverket särskilt beslutar det.

  3. Uppgifter om ställning på samtliga S-koder kopplade till balansposter.

Om viss finansstatistisk information avser ett annat kvartal än det aktuella och beloppet är väsentligt, ska myndigheten ange detta särskilt på det sätt som Ekonomistyrningsverket meddelar.

Utöver de periodiseringar som myndigheten gör varje månad ska myndigheten efter utgången av varje kvartal

  1. säkerställa att redovisningen är i allt väsentligt fullständig, och

  2. göra andra periodiseringar som bedöms påverka resultat- och balansräkningens poster väsentligt.

Myndigheten ska göra återföringar av periodiseringar på ett sådant sätt att utfallet för påföljande perioder inte blir missvisande.

Allmänna råd till 21 § förordningen

För periodiseringar, avstämningar och värdering vid rapportering per kvartal gäller lägre krav på exakthet än vid årsskifte. Vad som är väsentligt för en viss myndighet beror på verksamhetens art och omfattning. För rapporteringen till statsredovisningen per kvartal är enskilda transaktioner understigande 50.000 kronor generellt inte att betrakta som väsentliga. Myndigheten behöver inte periodisera förändring av semesterlöneskuld per kvartal.

Periodiseringar av utgifter för kontanta transfereringar, inkomster i uppbördsverksamhet samt bidragsinkomster behöver inte göras per kvartal enligt 18 §.

Efter fjärde kvartalet kan myndigheten komplettera eller rätta uppgifterna fram till den senaste dag som gäller vid rapportering för helt år enligt 24 §.

Motpartsavstämning och rapportering för helt år

19 §I samband med årsredovisningen ska myndigheten i särskild ordning rapportera och stämma av de transaktioner, fordringar och skulder som har en annan statlig myndighet som motpart.

Senast i samband med första inrapportering av decemberutfallet ska myndigheten rapportera följande uppgifter specificerat per motpart:

  1. Fordringar på respektive skulder till andra statliga myndigheter som sammanlagt per myndighet exklusive periodavgränsningsposter uppgår till 100.000 kronor eller mer.

  2. Periodavgränsningsposter med andra statliga myndigheter som motparter som på fordringssidan respektive skuldsidan per myndighet uppgår till sammanlagt 100.000 kronor eller mer.

  3. Intäkter av avgifter och andra ersättningar, intäkter av bidrag samt medel för finansiering av bidrag från andra statliga myndigheter som sammanlagt per myndighet uppgår till en (1) miljon kronor eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.

  4. Kostnader för köp av varor eller tjänster från och lämnade bidrag till andra statliga myndigheter som sammanlagt per myndighet uppgår till en (1) miljon kronor eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.

  5. Finansiella intäkter och kostnader där Riksgäldskontoret är den ena parten och som var för sig sammanlagt uppgår till 100.000 kronor eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.

  6. Finansiella intäkter och kostnader med en annan statlig myndighet som motpart som var för sig sammanlagt uppgår till en (1) miljon kronor eller mer exklusive vad myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar.

  7. Intäkter respektive kostnader och särredovisat finansiella intäkter respektive kostnader med andra statliga myndigheter som motparter som myndigheten rapporterat på koder för periodiseringar, som var för sig sammanlagt uppgår till en (1) miljon kronor eller mer per myndighet.

20 §Myndigheten ska ha stämt av uppgifterna i 19 § med respektive motpart och rättat skillnader mellan parternas uppgifter. Båda parter har samma ansvar för avstämning och rättelse. Om det inte är möjligt att rätta skillnaderna, ska myndigheterna förklara dem. Skillnader som understiger de i 19 § angivna beloppsgränserna behöver inte rättas eller förklaras.

Periodavgränsningsposter i balansräkningen och de belopp som rapporterats på koder för periodiseringar i resultaträkningen behöver inte stämmas av.

Skulder och fordringar som avser skatter och arbetsgivaravgifter behöver inte stämmas av.

Om de lämnade uppgifterna behöver korrigeras efter avslutad avstämning ska myndigheten göra det snarast, dock senast dagen efter inlämningsdagen för årsredovisning. Dessförinnan ska myndigheten i förekommande fall ha stämt av korrigeringen direkt med motparten.

Myndigheten ska dokumentera avstämningarna.

Allmänna råd till 21 § förordningen

En myndighet som har många inomstatliga mellanhavanden bör förebygga avstämningsdifferenser vid årsskifte på lämpligt sätt. Lämpliga sätt kan till exempel innefatta att kontakta motparter i förväg eller att göra frivilliga avstämningar under året.

Inrapporteringskoder (S-koder) som avser skatter eller arbetsgivaravgifter ingår inte i motpartavstämningen och motpart behöver därmed inte anges.

Preliminär rapportering för helt år

21 §Myndigheten ska rapportera ett preliminärt helårsutfall för anslag och inkomsttitlar senast den 31 januari.

Allmänna råd till 21 § förordningen

Den preliminära inrapporteringen av helårsutfallet för anslag och inkomsttitlar innefattar eventuella rättelser av den löpande redovisningen efter den första utfallsrapporteringen för december månad och de bokslutstransaktioner som myndigheten gjort fram till inrapporteringstillfället.

Fullständig rapportering för helt år

22 §Myndigheten ska rapportera helårsutfallet för anslag och inkomsttitlar samt utfall respektive ställning på samtliga statliga inrapporteringskoder (S- koder).

För de myndigheter som lämnar finansiellt utdrag enligt 2 kap. 3–4 §§ Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag ska uppgifterna överensstämma med utdraget.

För övriga myndigheter ska uppgifterna vara slutliga om det inte finns särskilda skäl.

De myndigheter som Ekonomistyrningsverket bestämmer särskilt ska lämna särskilda förtydliganden och kompletteringar till det finansiella utdraget eller rapporteringen i övrigt.

Särskild information för helt år

23 §Myndigheten ska rapportera övriga uppgifter som behövs i samband med upprättandet av en årsredovisning för staten. Myndigheten ska rapportera den information som framgår av statsredovisningssystemet i Hermes, förutsatt att myndigheten berörs och enligt andra regler är skyldig att redovisa den aktuella informationen i sin årsredovisning.

Rättelser av rapportering för helt år efter lämnad årsredovisning

24 §Om de lämnade uppgifterna enligt 22–23 §§ inte överensstämmer med den årsredovisning som myndigheten lämnar till regeringen ska uppgifterna rättas senast dagen efter inlämningsdagen för årsredovisning.

Slutlig realekonomisk fördelning

25 §Myndigheten ska rapportera slutlig realekonomisk fördelning av utfallet för varje anslag senast dagen efter inlämningsdagen för årsredovisning.

Avstämning av konton för betalningar

26 §Myndigheten ska kvartalsvis lämna uppgift till Ekonomistyrningsverket i informationssystemet Hermes om de avstämningar av konton för betalningar som myndigheten gjort i enlighet med 36 §.

Uppgifterna ska lämnas

  1. för första kvartalet senast den 30 april,

  2. för andra kvartalet senast den 31 augusti, och

  3. för tredje kvartalet senast den 31 oktober.

Myndigheten ska lämna avstämningsuppgifter för hela räkenskapsåret för samtliga betalningsvägar senast två månader efter räkenskapsårets slut.

Ekonomistyrningsverket kan om det finns särskilda skäl besluta att uppgifterna ska lämnas på annat sätt.

Allmänna råd till 21 § förordningen

Dokumentation av avstämning av betalningar för hela räkenskapsåret utgör räkenskapsinformation enligt 3 § 4 a förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.

Särskilda bestämmelser för affärsverk

27 §Bestämmelserna i 18 § (Rapportering varje kvartal) och i 26 § (Avstämning av konton för betalningar) gäller inte för affärsverk.

Hantering av fakturor – föreskrifter till 21 f § förordningen

Fakturor

28 §Med faktura avses sådan handling som tas fram enligt 11 kap. mervärdesskattelagen (1994:200) vid omsättning av varor och tjänster.

Vad som avses med elektronisk faktura framgår av 2 § lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling.

Inkommande fakturor

29 §En myndighet ska registrera, attestera och godkänna en inkommande faktura för betalning i ett elektroniskt fakturahanteringssystem.

Om en faktura inkommer i pappersform från en utomstatlig fakturautställare och fakturan inte är från utlandet eller är en förenklad faktura ska myndigheten överföra och maskinellt tolka denna till elektronisk form samt hantera fakturan i ett it-system med funktionalitet för hantering av elektroniska fakturor.

Utgående fakturor

30 §Vid fakturering ska myndigheten upprätta en elektronisk faktura i sitt faktureringssystem.

En myndighet som endast upprättar ett fåtal fakturor får använda en så kallad leverantörsportal för att skapa en elektronisk faktura.

Fakturor från utlandet

31 §Fakturor från utlandet ska överföras till elektronisk form men behöver inte tolkas maskinellt.

Med faktura från utlandet avses handling som upprättas av utländsk näringsidkare vid omsättning av varor och tjänster.

Allmänna råd till 21 f § förordningen

En kreditnota bör hanteras på motsvarande sätt som faktura.

En myndighet bör hantera förenklade fakturor, personliga utlägg och kortköp elektroniskt.

Med förenklad faktura avses sådan handling som regleras i 11 kap. 9 § första stycket mervärdesskattelagen (1994:200). I Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2005:14) om förenklad faktura enligt mervärdesskattelagen (1994:200) finns närmare bestämmelser om förenklad faktura.

Rekvisitioner av bidrag, deklarationshandlingar avseende skatter samt aviseringar av exempelvis hyror och räntor innefattas inte i definitionen av faktura och behöver inte hanteras elektroniskt. Myndigheten bör dock sträva efter att hantera också dessa handlingar elektroniskt.

Bestämmelser om överföring av fakturor och om elektroniska beställningar finns i 3 § förordningen (2003:770) om elektroniskt informationsutbyte och i Myndigheten för digital förvaltnings föreskrifter (MDFFS 2021:1) om hantering av beställningar och standarder vid elektroniskt informationsutbyte.

Organisation och rutiner – föreskrifter till 22 § förordningen

Behörighet att förfoga över myndighetens medel

32 §Myndigheten ska förordna de tjänstemän som får förfoga över myndighetens medel. Att vara förordnad innebär ett ansvar för att medlen används

  1. inom ramen för myndighetens verksamhet,

  2. inom ramen för de resurser som myndigheten disponerar, samt

  3. i enlighet med gällande regler.

Behörigheten att förfoga över myndighetens medel ska fastställas av myndigheten och dokumenteras i en kontinuerligt uppdaterad förteckning eller motsvarande, i vilken behörighet och behörighetsområden anges. Förteckningen ska förses med namnteckningsprov eller motsvarande på de förordnade tjänstemännen.

En förordnad tjänsteman får inte besluta i ett ärende som medför betalning till eller på annat sätt gynnar sig själv eller närstående, fysisk eller juridisk, person.

Förfogande över myndighetens medel ska godkännas med namnteckning eller med elektronisk signatur.

Allmänna råd till 22 § förordningen

Med förfogande över myndighetens medel avses såväl beslut om utbetalning som alla beslut om att ingå ekonomiska förpliktelser för myndighetens räkning, exempelvis anställningsbeslut, beslut om uppdragsavtal och upphandlingsbeslut.

Med myndighetens medel avses förutom de statsmedel som ställts till myndighetens förfogande, även alla övriga medel, allmänna eller andra, som förvaltas av myndigheter, till exempel vissa medel för forskning och utbildning vid universiteten.

Inventering

33 §Kontantkassor och värdepapper samt förråd, varulager, maskiner, inventarier och övriga tillgångar ska inventeras i den omfattning som bedöms erforderligt, oavsett om staten äger tillgångarna eller myndigheten disponerar dem på någon annan grund.

Inventeringsförrättaren ska vara förordnad av myndigheten. Denne får inte själv vara direkt ansvarig för tillgångarna ifråga. Inventeringsprotokoll ska upprättas. Dessa ska undertecknas av inventeringsförrättaren

Inventarie- och anläggningsregister

34 §Myndigheten ska upprätta och föra register över sina inventarier och anläggningstillgångar. Av registret ska tidpunkt och belopp för samtliga förändringar i beståndet av tillgångar framgå (exempelvis anskaffning, avskrivning, avyttring). Registret ska innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången.

Registret ska omfatta tillgångar vilkas anskaffningsvärde överstiger myndighetens beloppsgräns för mindre värde. Allmänna råd om mindre värde finns i Ekonomistyrningsverkets allmänna råd till 5 kap. 1 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (ESVFA 2022:1). Inventarier och anläggningstillgångar vilka bedöms vara stöldbegärliga eller för vilka registrering av andra skäl bedöms vara erforderlig ska registreras även om anskaffningsvärdet understiger denna beloppsgräns.

Inventarier och anläggningstillgångar ska avregistreras när de inte längre innehas av myndigheten.

Avstämning av bokföringen

35 §Bokföringen ska hållas aktuell och löpande stämmas av efter vad som överensstämmer med god redovisningssed.

Avstämning av betalningar

36 §Kontoutdrag eller andra underlag avseende samtliga kassarörelser ska löpande stämmas av mot bokföringen.

Avstämningarna ska utföras av annan än den som utför eller registrerar betalningar. Avstämningarna ska dokumenteras. Eventuellt förekommande differenser ska utredas och åtgärdas

Utformning av organisation och rutiner

Allmänna råd till 22 § förordningen

Fördelning av uppgifter och ansvar på organisatoriska enheter och tjänstemän bör organiseras så att ingen person ensam kan handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser.

De tjänstemän som ansvarar för den fysiska vården eller förvaltningen av myndighetens tillgångar bör inte dessutom ansvara för redovisning av dessa tillgångar.

Undantag

37 §Ekonomistyrningsverket kan i enskilda fall pröva och meddela undantag från dessa föreskrifter.