SKVFS 2014:9 (KASSAREGISTER)

Krav på kassaregister

(senast ändrad genom SKVFS 2021:17)

1 kap. Föreskrifternas tillämpningsområde

1 §I dessa föreskrifter finns bestämmelser om sådana kassaregister som avses i 39 kap. 2 § skatteförfarandelagen (2011:1244).

Av 39 kap. 2 § skatteförfarandelagen framgår att med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort.

Som en del i ett kassaregistersystem ska alltid ingå en kontrollenhet eller ett kontrollsystem. Särskilda bestämmelser om kontrollenheten finns i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenhet till kassaregister. Särskilda bestämmelser om kontrollsystemet finns i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2020:9) om kontrollsystem till kassaregister. Särskilda bestämmelser om användning av kassaregister finns i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2014:10) om användning av kassaregister.

Innehållet i föreskrifterna är uppdelat enligt följande.

1 kap. Föreskrifternas tillämpningsområde

2 kap. Definitioner

3 kap. Undantag från krav på certifiering

4 kap. Allmänna krav på kassaregister

5 kap. Funktioner som ska finnas

6 kap. Funktioner som inte är tillåtna

7 kap. Uppgifter på kvitton och rapporter

8 kap. Tillverkardeklaration

SKVFS (2020:10)

2 kap. Definitioner

1 §har upphävts genom SKVFS 2021:17.

2 §Med betalningsmedel avses i dessa föreskrifter formen för betalning oavsett om den görs i elektronisk form eller i fysisk form.

SKVFS (2021:17)

3 §Med elektroniskt kassakvitto avses i dessa föreskrifter ett kassakvitto enligt 7 kap. 1 § som inte skrivs ut i pappersform utan som tas fram och skickas i elektronisk form på sådant sätt att kunden kan ta emot och läsa uppgifterna.

4 §Med grand total försäljning avses i dessa föreskrifter ackumulerat belopp av försäljningen utan hänsyn till returer och andra registreringar som minskat försäljningen

5 §Med grand total netto avses i dessa föreskrifter grand total försäljning minskat med grand total retur.

6 §Med grand total retur avses i dessa föreskrifter absolutvärdet för ackumulerat summerat belopp av returposter.

7 §Med kassabeteckning avses i dessa föreskrifter en unik beteckning för varje registreringsenhet enligt 2 kap. 5 § Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2014:10) om användning av kassaregister.

8 §Med kassakvitto avses i dessa föreskrifter ett sådant kvitto som enligt 39 kap. 7 § andra stycket skatteförfarandelagen (2011:1244) ska tas fram och erbjudas kunden.

9 §Med kassalåda avses i dessa föreskrifter en förvaringsplats för betalningsmedel som registrerats i ett kassaregister. En kassalåda kan vara fristående eller integrerad med ett kassaregister

10 §Med kassaregisternummer avses i dessa föreskrifter ett tillverkningsnummer enligt 23 § för ett kassaregister med tillägg för organisationsnummer eller personnummer för det företag som använder kassaregistret.

11 §Med kontrollkod avses i dessa föreskrifter detsamma som i 2 kap. 6 § Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenhet till kassaregister.

12 §Med kontrollenhet avses i dessa föreskrifter en kontrollenhet enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenhet till kassaregister.

13 §Med kontrollsystem avses i dessa föreskrifter ett kontrollsystem enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2020:9) om kontrollsystem till kassaregister.

SKVFS (2020:10)

14 §Med lådöppning avses i dessa föreskrifter att en kassalåda som är integrerad med ett kassaregister öppnas med en funktion som styrs av kassaregisterprogrammet utan att någon registrering sker av försäljning eller återbetalning.

15 §Med löpande användning av ett kassaregister avses detsamma som i 39 kap. 7 § första stycket skatteförfarandelagen (2011:1244).

SKVFS (2021:17)

16 §Med pro forma kvitto (förhandskvitto) avses i dessa föreskrifter utskrift från ett kassaregister med uppgifter som liknar de uppgifter som ska finnas i ett kassakvitto.

17 §har upphävts genom SKVFS 2021:17.

18 §Med registreringsenhet avses i dessa föreskrifter en enhet inom ett kassaregistersystem som kan slutföra en försäljning genom att beordra att ett kassakvitto skrivs ut i pappersform eller tas fram i elektronisk form.

19 §Med returkvitto avses i dessa föreskrifter utskrift från ett kassaregister med uppgifter som utvisar att tidigare uttaget kassakvitto innehåller felaktiga uppgifter. Med returkvitto avses även utskrift av uppgifter om återbetalning för returnerade eller prisnedsatta varor eller tjänster.

20 §Med returposter avses negativa poster och andra registreringar som minskat försäljningen.

21 §har upphävts genom SKVFS 2020:9.

22 §Med tunn klient avses en registreringsenhet som ingår i ett kassaregistersystem och som kommunicerar med ett kassaregisterprogram för att kunna registrera och slutföra registrering av en försäljning genom att beordra att ett kassakvitto tas fram.

23 §Med tillverkningsnummer avses i dessa föreskrifter ett unikt nummer av alfanumeriska tecken som identifierar ett kassaregister och tillverkaren. Tecken för tillverkningsnumret får endast utgöras av a–z, A–Z, 0–9, mellanslag och bindestreck. Ett tillverkningsnummer får inte börja eller sluta med mellanslag och det får inte vara två eller flera mellanslag i följd.

Ett kassaregister som är avsett att användas tillsammans med en kontrollenhet enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenhet till kassaregister får ha ett tillverkningsnummer som är högst 48 tecken långt. Ett kassaregister som är avsett att användas tillsammans med ett kontrollsystem enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2020:9) om kontrollsystem till kassaregister får ha ett tillverkningsnummer som är högst 17 tecken långt.

SKVFS (2020:10)

24 §Med utskrift avses i dessa föreskrifter utskrift i pappersform och framställning i elektronisk form.

25 §Med växelkassa avses i dessa föreskrifter det belopp av olika slag av betalningsmedel som finns i den eller de kassalådor som hör till ett visst kassaregister.

26 §Med övningskvitto avses i dessa föreskrifter en utskrift enbart för övningsändamål från ett kassaregister med uppgifter som liknar de uppgifter som ska finnas i ett kassakvitto.

3 kap. Undantag från krav på certifiering

1 §Undantag medges från kravet på certifiering i 39 kap. 8 § skatteförfarandelagen (2011:1244) om inte annat sägs i andra stycket. Undantaget förutsätter att det finns en tillverkardeklaration som visar att kassaregistret uppfyller de krav som ställs på registret i dessa föreskrifter.

Undantaget för certifiering omfattar inte kontrollenheten eller kontrollsystemet. En kontrollenhet eller ett kontrollsystem måste alltid vara certifierat även om kassaregistret i övrigt är undantaget från kravet på certifiering.

4 kap. Allmänna krav på kassaregister

1 §I ett kassaregister ska det finnas ett kassaregisterprogram som styr de funktioner som anges i dessa föreskrifter.

2 §Ett kassaregister ska för varje registreringsenhet kunna framställa kassakvitton samt rapporter med en sammanställning av registreringar avseende en dags försäljning (Z-dagrapport) och löpande användning samt en sammanställning av registreringar sedan närmast föregående Z-dagrapport (X-dagrapport). Kassakvittot, Z-dagrapporten och X-dagrapporten ska uppfylla de krav som ställs i dessa föreskrifter.

3 §Ett kassaregisterprogram ska vara försett med ett versionsnummer. Versionsnumret ska vara en unik beteckning av en programvaras version. Versionsnumret ska ändras vid varje förändring av programvaran.

4 §För kassaregisterprogram som installerats i ett kassaregister ska kassaregisterprogramvarans versionsnummer och tillverkaren av programmet kunna läsas i klartext genom en funktion.

5 §Ett kassaregister får inte vara anslutet till eller integrerat med utrustning eller programvara som på ett inte tillåtet sätt påverkar de funktioner som anges i dessa föreskrifter.

6 §Ett kassaregister ska vara försett med en modellbeteckning och ett tillverkningsnummer. Modellbeteckningen ska innehålla beteckningen ”SE”. Om ett kassaregisterprogram inte är låst till en viss fysisk enhet är det kassaregisterprogrammet som ska vara försett med ett unikt tillverkningsnummer.

7 §har upphävts genom SKVFS 2021:17.

8 §Om ett kassaregister har en funktion för prissättning av varor eller tjänster ska det vara möjligt att ur kassaregistret ta fram uppgifter om aktuella priser. Av kontrollremsa eller journalminne ska framgå när prisuppgifter har ändrats.

9 §För att ett kassaregister med kontrollenhet ska kunna registrera en försäljning, registrera en retur eller ta fram en kvittokopia ska ansluten kontrollenhet vara i funktion och generera en kontrollkod som kassaregistret tar emot.

För att ett kassaregister med kontrollsystem ska kunna registrera ett försäljningsbelopp eller ett returkvitto ska sammankopplat kontrollsystemet vara i funktion och skicka ett meddelande till kassaregistret att registrering får göras.

De uppgifter som ett kassaregister skickar till eller tar emot från en kontrollenhet eller ett kontrollsystem ska registreras i kassaregistret.

SKVFS (2021:17)

10 §I ett kassaregister ska för varje registreringsenhet försäljning och annan löpande användning registreras i pappersform (kontrollremsa) eller i elektronisk form (journalminne).

Om ett kassaregister registrerar uppgifterna i ett journalminne ska kassaregistret för varje registreringsenhet kunna ta fram de registreringar som har gjorts i journalminnet. Registreringarna ska exporteras till en fil i XML-format enligt vad som anges i Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2021:16) om standardexport av data i journalminne från kassaregister. Kassaregistret ska kunna ta fram uppgifterna för olika tidsperioder. Om kassaregistret finns i ett nätverk av flera kassaregister ska exporten kunna ske från ett eller flera kassaregister.

SKVFS (2021:17)

11 §Ett kassaregister får ha övningsfunktion endast om det framgår av kassaregistrets dokumentation och om användningen av övningsfunktionen registreras i kassaregistret.

12 §Ett kassaregisterprogram får inte ha några andra funktioner än vad som framgår av dess dokumentation. Dokumentationen ska vara på svenska, norska, danska eller engelska och ska åtfölja kassaregistret vid leverans. Dokumentationen får vara i pappersformat eller i elektroniskt läsbar form.

SKVFS (2021:17)

5 kap. Funktioner som ska finnas

1 §Ett kassaregister ska kunna registrera växelkassa och förändring av växelkassa.

2 §Ett kassaregister ska kunna registrera olika slag av betalningsmedel.

3 §Om ett kassaregister kan hantera mer än ett företags registreringar ska det ha en funktion som utvisar vilka företag det hanterar. En sådan funktion får endast finnas om kassaregisterprogrammet på ett säkert sätt kan hålla registreringarna åtskilda. Detsamma gäller om ett kassaregister kan hantera registreringar som sker i olika verksamheter inom ett företag eller hanterar flera tunna klienter som ansluts till kassaregisterprogrammet.

4 §Det ska ur ett kassaregister kunna tas fram aktuella uppgifter om programmeringar och inställningar som uppfyller kraven på behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 § bokföringslagen (1999:1078).

5 §Om ett kassaregister har en funktion för utskrift av kvittokopia, övningskvitto eller pro forma kvitto ska dessa vara tydligt markerade med orden kopia, övning (ovning) respektive ej kvitto. Den markerande texten ska inte kunna ändras och den ska vara minst dubbelt så stor som den text som anger belopp.

6 §Ett kassaregister som är avsett att användas med ett kontrollsystem ska kunna ta emot och skicka information som kontrollsystemets kontrollprogram skickar eller begär att få från kassaregistret.

SKVFS (2020:10)

7 §Ett kassaregisterprogram ska skicka kassakvitto, returkvitto, kvittokopia, övningskvitto och pro forma kvitto till sin kontrollenhet eller sitt kontrollsystem.

Kvittodatabelopp ska vara i svenska kronor och ören.

SKVFS (2021:17)

6 kap. Funktioner som inte är tillåtna

1 §Ett kassaregister får inte ha en funktion som möjliggör att en användare kan ta bort, förändra eller lägga till uppgifter i redan gjorda registreringar.

2 §Ett kassaregister får inte vara så konstruerat att det är möjligt att registrera försäljningsbelopp utan att kassaregistret samtidigt skriver ut ett kassakvitto i pappersform eller tar fram och skickar ett elektroniskt kassakvitto.

3 §Ett kassaregister får inte kunna skriva ut mer än en kopia av ett kassakvitto. Detta gäller oavsett om kassakvittot är i pappersform eller i elektronisk form.

4 §Ett kassaregister får inte ha en funktion som medger att förprogrammerad text på artiklar och tjänster kan förändras vid registreringen.

7 kap. Uppgifter på kvitton och rapporter

Kassakvitto

1 §Ett kassakvitto ska minst innehålla uppgifter om

  1. företagets namn och organisationsnummer eller personnummer

  2. den adress där försäljning sker

  3. datum och klockslag för försäljningen

  4. löpnummer för kassakvitto ur en obruten stigande nummerserie

  5. kassabeteckning

  6. artikelnamn och antal varor som sålts

  7. benämning på tjänster och antal tjänster som sålts

  8. försäljningsbelopp för varje slag av vara eller tjänst inklusive mervärdesskatt och totalt försäljningsbelopp för kunden att betala

  9. den mervärdesskatt som belöper på försäljningsbeloppet

  10. mervärdesskattens fördelning på olika skattesatser

  11. betalningsmedel

  12. kontrollenhetens tillverkningsnummer om kassaregistret är anslutet till en kontrollenhet enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenhet till kassaregister eller kontrollsystemets tillverkningsnummer om kassaregistret är anslutet till ett kontrollsystem enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2020:9) om kontrollsystem till kassaregister

  13. uppgiften elektroniskt kassakvitto om kassakvittot är framställt i elektronisk form.

Punkterna i och j första stycket ska inte tillämpas om försäljningen inte medför skattskyldighet enligt mervärdesskattelagen (1994:200) för säljaren. Vid försäljning där ett företag tillämpar bestämmelserna i 9 a kap. mervärdesskattelagen ska punkterna i och j första stycket inte heller tillämpas. Vid försäljning där ett företag tillämpar bestämmelserna i 9 b kap. mervärdesskattelagen behöver punkterna i och j första stycket inte tillämpas.

Vad som sägs i första och andra styckena gäller även för ett returkvitto.

Ett returkvitto får vara i pappersform eller i elektronisk form. För ett elektroniskt returkvitto gäller samma bestämmelser som för ett elektroniskt kassakvitto.

SKVFS (2021:17)

X-dagrapport

2 §En X-dagrapport ska minst innehålla uppgifter om

  1. företagets namn och organisationsnummer eller personnummer

  2. datum och klockslag för när rapporten tas fram

  3. uppgift att det är en X-dagrapport

  4. kassabeteckning

  5. total försäljningssumma (summerade försäljningsbelopp)

  6. total försäljningssumma för olika huvudgrupper om huvudgrupper används

  7. mervärdesskatten fördelad på olika mervärdesskattesatser

  8. växelkassa

  9. antal sålda varor

  10. antal sålda tjänster

  11. antal kassakvitton

  12. antal lådöppningar

  13. antal kvittokopior och belopp

  14. antal registreringar i övningsläge och belopp

  15. försäljningssumman fördelad på olika betalningsmedel

  16. antal returer och belopp

  17. rabatter

  18. övriga registreringar som minskat dagens försäljning och till vilket belopp

  19. antal oavslutade försäljningar och belopp

  20. grand total försäljning

  21. grand total retur

  22. grand total netto.

Z-dagrapport

3 §En Z-dagrapport ska minst innehålla uppgifter om

  1. företagets namn och organisationsnummer eller personnummer

  2. datum och klockslag för när rapporten tas fram

  3. löpnummer ur en obruten stigande nummerserie

  4. uppgift att det är en Z-dagrapport

  5. kassabeteckning

  6. total försäljningssumma (summerade försäljningsbelopp)

  7. total försäljningssumma för olika huvudgrupper om huvudgrupper används

  8. mervärdesskatten fördelad på olika mervärdesskattesatser

  9. växelkassa

  10. antal sålda varor

  11. antal sålda tjänster

  12. antal kassakvitton

  13. antal lådöppningar

  14. antal kvittokopior och belopp

  15. antal registreringar i övningsläge och belopp

  16. försäljningssumman fördelad på olika betalningsmedel

  17. antal returer och belopp

  18. rabatter

  19. övriga registreringar som minskat dagens försäljningsbelopp och till vilket belopp

  20. antal oavslutade försäljningar och belopp

  21. grand total försäljning

  22. grand total retur

  23. grand total netto.

8 kap. Tillverkardeklaration

1 §För varje version av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram som ska tillhandahållas på den svenska marknaden ska det finnas en tillverkardeklaration. Av deklarationen ska framgå att modellen eller programmet är testat. Testmetoderna och resultatet av testerna ska dokumenteras i ett testprotokoll.

Tillverkardeklarationen ska visa om kassaregistret överensstämmer med kraven i dessa föreskrifter.

2 §Vid versionsuppdatering av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram behöver en tillverkardeklaration lämnas endast om ändringen påverkar funktioner som är reglerade i denna föreskrift. En tillverkardeklaration som avser en ny version ska dock alltid lämnas om Skatteverket begär det.

3 §Tillverkardeklarationen ska ingå i kassaregistrets eller kassaregisterprogrammets dokumentation.

4 §Tillverkardeklarationen och utdrag ur testprotokoll som utvisar överensstämmelse med dessa föreskrifter ska sändas till Skatteverket senast två veckor innan kassaregistermodellen eller kassaregisterprogrammet tillhandahålls på den svenska marknaden.

Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

2014:9

  1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 juli 2014.

  2. Genom föreskrifterna upphävs Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:1) om krav på kassaregister. Vid tillämpning av Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenhet till kassaregister ska de upphävda föreskrifterna fortfarande gälla.

  3. De nya föreskrifterna i 4 kap. 6 § om att en modellbeteckning ska innehålla beteckningen ”SE” gäller inte i fråga om kassaregister som är tillverkade före ikraftträdandet.

  4. De nya föreskrifterna i 5 kap. 1 § om att ett kassaregister ska kunna registrera förändring av växelkassa gäller under tiden fram till den 1 januari 2019 inte i fråga om kassaregister som är tillverkade före ikraftträdandet.

2014:15

Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 december 2014.

2020:10

Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 januari 2021.

2021:17

  1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 januari 2022.

  2. Bestämmelserna i 2 kap. 17 § och 4 kap. 9 och 10 §§ i dess äldre lydelser får tillämpas vid tillverkning av kassaregister fram till och med den 31 december 2022.