KRED 2004:1 Redovisning av gravskötsel

Sammanfattning

• Föreliggande rekommendation bygger på Församlingsförbundets standardavtal för gravskötsel.

• Skillnader finns i redovisningsprinciper för avtal som tillhör begravningsverksamheten respektive församlingens serviceverksamhet.

• Serviceverksamhetens fasttidsavtal där löptiden är längre än 3 år uppräknas med en schablonmässigt fastställd kostnadsökning. Detta gäller både avseende den periodiserade skötselavgiften och kvarvarande skuld.

• Förteckning över vilka avtal som ingår i gravskötselskulden skall finnas som dokumentation till bokslutet.

Ikraftträdande

Denna rekommendation skall tillämpas av alla församlingar och samfälligheter senast från och med räkenskapsåret 2004.

2.1 Gravskötsel och blomstersmyckning

Enligt 7 kap. 3 § begravningslagen (1990:1144) skall en gravrättsinnehavare ”hålla gravplatsen i ordnat och värdigt skick”. I en del fall fullgör gravrättsinnehavaren sin skyldighet genom att köpa en gravskötseltjänst av församlingen. Enligt Församlingsförbundets standardavtal för gravskötsel åtar sig församlingen just att gravplatsen ”hålls i ordnat och värdigt skick”. Gravskötseln skall enligt standardavtalet utföras i den omfattning som behövs med avseende på gravplatsens utformning. Avtalet innehåller två olika skötselalternativ:

1. vårstädning, klippning av gräsyta alternativt ogräsrensning i grusytor och riktning av gravvård, och/eller

2. klippning av häck, beskärning av växter inom gravplatsen och ogräsrensning inkl. puts av blommor i gravrabatt.

Ofta kompletteras skötselavtalet med ett avtal om blomstersmyckning av gravplatsen. I den fortsatta framställningen benämns samtliga dessa åtaganden, oavsett om de innehåller bestämmelser om blomstersmyckning eller ej, för gravskötselavtal.

I de fall församlingen säljer gravskötseltjänster tecknas ett avtal med gravrättsinnehavaren. Alla avtal och förändringar av avtal skall vara skriftliga som stöd vid en eventuell tvist. Detta är av särskild vikt inom gravskötselområdet eftersom många avtal avser långa avtalsperioder. Ett ingånget avtal kan endast ändras om båda avtalsparterna är överens om ändringen. Gravskötselavtal kan emellertid även upphöra genom att församlingen återtar gravrätten. Motivet till detta är att vid återtagande av gravrätter har församlingen inte längre någon avtalspart vilket får till följd att avtalet faller.

2.2 Gravskötselavgift

Fastställande av gravskötselavgifter är en principiell fråga som kyrkofullmäktige beslutar om. Avgifterna fastställs årligen, vanligtvis i samband med budgetbeslutet.

Beräkning av avgift för gravskötsel och blomstersmyckning är en viktig uppgift som skall föregås av en noggrann kalkyl. I prop. 1998/99:38 Staten och trossamfunden påpekar regeringen att kostnaden för skötsel av enskilda gravplatser som församlingen tar på sig efter relationsändringen inte får belasta de medel som tas in genom den obligatoriska begravningsavgiften. Regeringen konstaterar mot bakgrund av detta att avgifter för gravskötseltjänster därför måste baseras på ”en noggrann kalkyl så att de särskilda avgifter som tas ut ger full kostnadstäckning” (prop. 1998/99:38 s.115). Full kostnadstäckning innebär att kostnadskalkylen innehåller samtliga kostnader för exempelvis arbetskraft, material, administration och kapitalkostnader. I de fall församlingen har en felaktig prissättning som innebär förluster kommer dessa förluster att drabba församlingsverksamheten.1

2.3 Tecknandetidpunkt för nya avtal

Huvudregeln för tecknande av nya avtal är att avtalet tecknas i nära anslutning till att tjänsten skall börja levereras. Det förekommer dock att gravrättsinnehavare vill teckna avtal långt före skötselsäsongen börjar. Varje församling måste därför ta ställning till vilka regler som skall tillämpas för avtalstecknande, exempelvis om det är möjligt att i oktober år 1 teckna ett avtal som skall gälla från och med skötselsäsongen år 2.

Det är här viktigt att påpeka att avtal självklart inte kan tecknas förrän skötselavgiften är fastställd för den önskade avtalsperioden.

3.1 Fasttidsavtal

Fasttidsavtal delas ofta in i ettårsavtal och flerårsavtal.

3.2 Avräkningsavtal – så länge kapitalet räcker

Avtal om gravskötsel så länge inbetalda medel räcker benämns avräkningsavtal. Församlingen fastställer för denna avtalstyp ett maximibelopp som får inbetalas av gravrättsinnehavaren. Avräkningsbeloppet faktureras i förskott.

Varje år avräknas årets skötselavgift (avgiften för ettårsavtal) från de inbetalda medlen. Avräkningsavtal utgör alternativ C i Församlingsförbundets standardavtal. Enligt konsumentlagstiftningen måste avräkningsavtal alltid innehålla en garanterad minimitid för skötsel av gravplatsen. Avtalet gäller dock alltid, enligt Församlingsförbundets standardavtal, längst till och med gravrättstidens utgång. Vid fastställandet av minimiskötseltiden rekommenderar Församlingsförbundet att församlingen har en mycket god säkerhetsmarginal i sina beräkningar.

Enligt Församlingsförbundets standardavtal skall inte ränta beräknas på avräkningsavtal. Tidigare avtal innehöll ofta bestämmelse om ränteberäkning. Befintliga avtal som innehåller räntebestämmelser skall även fortsättningsvis ränteberäknas.

3.3 Allframtidsavtal

Fram till en bit in på 1960-talet tecknade många församlingar gravskötselavtal för ”evinnerlig tid”. Avtalet innebär att gravplatsen sköts till dess att gravrättsinnehavaren säger upp avtalet eller så länge gravrätten består. Allframtidsavtal tecknas inte längre.

3.4 Särskilt om banksamverkan och stiftelser

5.1 Fasttidsavtal

För begravningsverksamhetens fasttidsavtal har det varit god redovisningssed sedan 1993 att periodisera inbetalda medel över avtalets löptid. Periodiseringen är linjär, dvs. inbetalda avgifter fördelas över avtalstiden med lika stora belopp varje år. Den periodisering som tidigare gjorts kommer även i fortsättningen att accepteras för denna skuld. Församlingen kan således fortsätta att använda hittillsvarande periodiseringsprinciper även för den kvarvarande avtalsperioden.

Årets gravskötselavgift (årets minskning av gravskötselskulden) redovisas som intäkt i begravningsverksamheten. Detta innebär att gravskötselskulden fortlöpande kommer att minska för att efter ett antal år helt försvinna.

I de fall församlingen inte har gjort någon intäktsperiodisering (det finns ingen bokförd gravskötselskuld) skall ingen åtgärd vidtas. Kostnaden för gravskötseln kommer i detta fall ingå som en verksamhetskostnad i begravningsverksamheten och därmed finansieras av begravningsavgiften.

5.2 Avräkningsavtal

Avräkningsavtal innebär att gravskötselskulden minskar varje år med årets skötselavgift och ökar med eventuellt avtalad ränta. Med tiden kommer gravskötselskulden för denna typ av avtal helt försvinna ur begravningsverksamheten. Metoden med avräkningsavtal ger en ”automatisk” periodisering av inbetalda medel. Metoden är lika oavsett om avräkningsavtalen tillhör begravnings- eller serviceverksamheten.

Årets avgift redovisas som intäkt i begravningsverksamheten och skulden minskar med motsvarande belopp. Därefter beräknas eventuell ränta enligt avtal och skulden ökas med motsvarande belopp.

5.3 Allframtidsavtal

Enligt begravningslagen (1990:1144) får inte inbetalda medel för allframtidsavtal ingångna före 1964 förbrukas. Medlen skall istället bilda en ”gravfond”. Numera benämns detta åtagande för ”gravskötselskuld för allframtidsavtal”. För dessa åtaganden förekommer normalt inga bokföringstransaktioner, varken under året eller i samband med bokslut. I de fall ett allframtidsavtal upphör genom att gravrätten upphör skall dock gravskötselskulden för den berörda gravplatsen intäktsföras i begravningsverksamheten.

Kan inte gravskötselskulden hänföras till enskilda gravplatser kan församlingen välja att intäktsföra en så stor andel av gravskötselskulden som gravplatsen motsvarar.

6.1 Fasttidsavtal upp till 3 år

6.2 Fasttidsavtal över 3 år

I de fall fasttidsavtal på längre period än tre år har tecknats från och med 1 januari 2000 krävs en uppräkning av gravskötselskulden för att erhålla en rättvisande bild av aktuell skuld. I dessa fall blir avtalskonstruktionen med antagandet om ”ränta på ränta” och förväntad kostnadsökning en typ av avtal med dold räntekompensation. Detta gör att periodiseringen måste ta hänsyn till den dolda räntekompensationen.

Redovisningsmetoden innebär att gravskötselskulden och skötselavgift årligen räknas upp för att möta kostnadsökningen. Uppräkningsfaktorn meddelas årligen av Församlingsförbundet. Modellen bygger på att alla avtal behandlas som om de var inbetalda 1 januari inbetalningsåret och att den årligt fastställda skötselavgiften tas ut vid årets början. Beräkningen sker i tre steg:

1. Beräkning av årets gravskötselavgift genom att ingående gravskötselskuld divideras med kvarvarande antal skötselår.

2. Avräkning av årets gravskötselavgift från ingående skuld (beräkning av kvarvarande skuld).

3. Fastställande av utgående gravskötselskuld. Detta sker genom att den kvarvarande gravskötselskulden uppräknas med uppräkningsfaktorn.

Uppräkning och fastställande av skötselavgiften för respektive år måste göras separat för varje inbetalningsår och löptid på avtal.

6.3 Avräkningsavtal

Avräkningsavtal innebär att gravskötselskulden varje år minskar med aktuellt års skötselavgift och ökar med eventuellt avtalad ränta och nytecknade avtal. Metoden med avräkningsavtal ger automatiskt en periodisering av inbetalda medel. Metoden är lika oavsett om avräkningsavtalen tillhör service- eller begravningsverksamheten.

Årets avgift redovisas som intäkt i serviceverksamheten och skulden minskar med motsvarande belopp. Därefter beräknas eventuell ränta enligt avtal och skulden ökar med motsvarande belopp.

7.1 Årsredovisning

Gravskötselskulden skall i årsredovisningen delas upp i dels en långfristig och dels en kortfristig skuld (ÅRL 5:10). Detta görs på samma sätt som för övriga skulder i årsredovisningen. Förutom denna uppdelning skall årsredovisningen även innehålla följande tilläggsupplysningar om församlingens gravskötselskuld:

• Begravningsverksamhetens respektive serviceverksamhetens gravskötselskuld.

• Hur stor del av skulden som förfaller senare än fem (5) år efter räkenskapsårets utgång (ÅRL 5:10).

Efter relationsändringen har inte längre församlingarna några ansvarsförbindelser avseende gravskötsel som skall redovisas i årsredovisningen.

För ytterligare information om årsredovisningen se Årsredovisning för Svenska kyrkans församlingar och samfälligheter (”branschanpassningen”).

7.2 Särskild förteckning över gravskötselskulden

Enligt bokföringslagen skall alla sammansatta poster som ingår i årsredovisningens balansräkning, om inte postens sammansättning klart framgår av bokföringen i övrigt, specificeras i en särskild förteckning (BFL 6:11). För gravskötselskulden innebär detta att det skall finnas förteckningar över vilka avtal som ingår i gravskötselskulden och respektive avtals del av gravskötselskulden.

I de fall gravskötselskulden för allframtidsavtal inte går att specificera per avtal förtecknas gällande avtal utan belopp.

För att den särskilda förteckningen skall vara aktuell krävs löpande inventeringar av gravskötselskulden. I bilaga 2 ges en kort beskrivning av hur en sådan inventering kan ske.

7.3 Övrig räkenskapsinformation

Enligt bokföringslagen skall räkenskapsinformation arkiveras i 10 år efter räkenskapsårets utgång (BFL 7:2). Bokföringsnämnden har gett ut en vägledning och ett allmänt råd avseende räkenskapsinformation och dess arkivering (BFNAR 2000:5). Bokföringsnämnden anger att det finns tre typer av räkenskapsinformation:

1. Primär räkenskapsinformation – exempelvis verifikationer, grundbok, årsredovisning, specifikationer till balansposter i årsredovisningen, systemdokumentation och behandlingshistorik.

2. Avtal och andra viktigare handlingar – avtal och andra handlingar som är av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden.

3. Övrig räkenskapsinformation – uppgifter som är av betydelse för att det ska gå att följa enskilda bokföringsposters behandling. Exempel på detta är attestregler, värderingsnormer, prissättningsregler och inventeringslistor.

Utifrån denna uppräkning förekommer olika typer av räkenskapsinformation inom gravskötseladministrationen, exempelvis:

• avtal om gravskötsel,

• gravskötselfakturor,

• årsavräkningar för fasttids- och avräkningsavtal,

• ränteberäkning av gravskötselskuld,

• specifikationer till balansräkningens gravskötselskuld,

• prislistor för gravskötsel,

• systemdokumentation och behandlingshistorik över gravskötselsystemet.

Räkenskapsinformationen skall arkiveras enligt bokföringslagens regler. För mer information om hantering av räkenskapsinformation se BFNs vägledning om räkenskapsinformation och dess arkivering (BFNAR 2000:5).

Inventeringsmetod och dokumentation

De församlingar som har gravskötselinformationen registrerad i ett ADB-baserat gravsystem kan göra inventeringen genom att skriva ut en lista på registrerade åtaganden och stämma av mot verkligheten genom en fysisk inventering av de gravar som sköts. Dessutom kopplas sammanställningen med ingångna avtal. I de fall skillnader finns mellan de gravplatser som sköts och de avtal som är tecknade måste varje enskilt fall utredas och åtgärdas.

Avtalens utformning kan variera och kan i vissa fall enbart finnas som noteringar i protokoll. Även muntliga avtal om gravskötsel gäller. I de fall muntliga avtal ingåtts måste avtalsvillkoren dokumenteras i samband med inventeringen. I de fall avtal med stiftelser som köper gravskötsel inte har upprättats bör det göras i samband med inventeringen.

I de fall administrationen av gravskötselåtaganden sköts manuellt måste de personer som utför arbetet (vaktmästare/kyrkogårdsarbetare) göra en sammanställning över vilka gravplatser som sköts. Sammanställningen kopplas sedan till ingångna avtal.

Uppgifterna som erfordras för inventeringen:

• identitet på gravplats och avtal,

• avtalstyp (fasttids-, avräknings- eller allframtidsavtal),

• avtalets löptid,

• uppgift om avtalet utgör begravnings- eller serviceverksamhet,

• inbetalt belopp.

Nedan finns en hjälpblankett för manuell inventering.

Hjälpblankett för manuell inventering av gravskötselåtaganden